Ochrana osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost Čtení Faktur s.r.o., IČO: 10803521, DIČ: CZ10803521, se sídlem Londýnská 730/59, Vinohrady, 120 00 Praha 2, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 348209 (dále jen „Správce“).

Kontaktní e-mail: info@ctenifaktur.cz

Tyto zásady jsou vydány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (GDPR), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů.

U čeho jsme správce a u čeho zpracovatel

Role se mění podle toho, o jaká data jde, a je to rozdíl podstatný, ne formální.

• Správcem jsme u údajů o uživatelském účtu, přihlašování, fakturaci, podpoře, analytice a měření reklamy. Těch se týkají tyto zásady celé.
• Zpracovatelem jsme u osobních údajů v obsahu dokladů, které uživatel do Služby vloží. Správcem je tam uživatel; u účetní kanceláře, která zpracovává doklady svého klienta, jsme dalším zpracovatelem podle čl. 28 odst. 4 GDPR. Podmínky upravuje Zpracovatelská smlouva.
• Užíváte-li Službu jako fyzická osoba mimo podnikání, žádný jiný správce nad vašimi doklady není a jsme u nich správcem my. Základem je plnění smlouvy s vámi a u údajů třetích osob na dokladu náš oprávněný zájem na poskytnutí služby, kterou jste si objednali. Zpracovatelská smlouva se na vás nepoužije.

Praktický důsledek: o tom, čí doklad do Služby vstoupí, jak dlouho v ní zůstane a kdo k němu má přístup, rozhoduje uživatel, ne my. Žádost o výmaz dat z dokladu proto směřuje na uživatele; obrátí-li se subjekt údajů na nás, předáme mu ji.

2. Účely a právní základy zpracování

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování služby Čtení Faktur a v souladu s nařízením (EU) 2016/679 (GDPR).

Tabulka platí pro údaje, u kterých jsme správcem my. U osobních údajů v obsahu dokladů právní základ neurčujeme, je na správci, tedy na uživateli; řádek o vytěžení dokladů je tu proto, aby bylo vidět, co s nimi na jeho pokyn děláme, ne jako náš vlastní titul.

V případech, kdy se zpracování opírá o oprávněný zájem Správce, bylo provedeno posouzení (tzv. balanční test), které potvrdilo, že nad oprávněným zájmem Správce na analytice, bezpečnosti a měření výkonnosti nepřevažují práva a svobody subjektů údajů. Analytická data slouží výhradně ke zlepšování kvality Služby a zajištění její bezpečnosti. Přihlášenému uživateli k nim předáváme i jeho e-mail a jméno, aby šlo chybu dohledat ke konkrétnímu účtu, takže pseudonymní nejsou.

3. Automatizované zpracování (čl. 22 GDPR)

Služba využívá umělou inteligenci (model strojového učení) k automatické extrakci strukturovaných dat z nahraných PDF faktur a bankovních výpisů. Jedná se o automatizované zpracování osobních údajů ve smyslu čl. 22 GDPR.

Model běží ve službě Google Cloud společnosti Google. Posíláme mu celý nahraný nebo vyfocený doklad včetně osobních údajů na něm, jako jsou jména, adresy, IČO, čísla účtů a částky. V aplikaci pro iOS se na souhlas ptáme před odesláním prvního dokladu.

• Logika zpracování: Model strojového učení analyzuje obsah nahraného dokumentu a extrahuje strukturovaná data (údaje o subjektech, částky, data, bankovní spojení apod.).
• Kontrola uživatelem: Uživatel má vždy možnost výsledky automatické extrakce ověřit, upravit nebo zcela odmítnout před jejich dalším použitím.
• Povaha zpracování: Nejedná se o automatizované rozhodování s právními či obdobně závažnými účinky pro subjekt údajů. Služba je výhradně asistivní nástroj, konečné rozhodnutí o použití extrahovaných dat je vždy na Uživateli.

4. Kategorie osobních údajů

Identifikační údaje

• Jméno a příjmení (z Google účtu, pokud se přihlašujete přes Google)
• E-mailová adresa (z Google účtu nebo zadaná při registraci)
• Profilový obrázek (z Google účtu, pokud se přihlašujete přes Google)

Data z faktur

• Údaje o dodavateli a odběrateli (název, adresa, IČO, DIČ)
• Čísla bankovních účtů
• Fakturované částky, DPH, měna
• Data splatnosti, DÚZP, čísla faktur

Data z bankovních výpisů

• Čísla bankovních účtů
• Údaje o transakcích (částky, protistrany, variabilní symboly)

Technické údaje

• IP adresa
• User-agent (typ prohlížeče a operačního systému)
• Přibližná geolokace (odvozená z IP)
• Časové značky (timestamps)

5. Soubory cookie

6. Seznam zpracovatelů

Pro poskytování služby využíváme následující zpracovatele (sub-processors), kteří mohou přistupovat k osobním údajům v rozsahu nezbytném pro plnění svých úkolů:

Někteří zpracovatelé se zapojí teprve tehdy, když příslušnou funkci zapnete. Platí to o obou řádcích s WhatsAppem: dokud účetní kancelář nepřidá telefonní číslo klienta do nastavení účetní jednotky, fotku od něj nestáhneme. Odejde jen textová odpověď a zůstane po ní počítadlo s jeho telefonním číslem, které se samo smaže za 48 hodin, aby jedno číslo nedostávalo tutéž odpověď dokola. U tohohle počítadla jsme správcem my, ne kancelář: vedeme ho kvůli vlastním nákladům na odpovědi, na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f). Jakmile ho přidá, procházejí fotky dokladů cestou k nám infrastrukturou WhatsAppu a ukládají se u nás. Dokud klient párování ve WhatsAppu nepotvrdí, čekají odložené a do účetní jednotky nepostoupí; odmítne-li je, smažou se. Zprávy klient posílá na naše firemní číslo, takže i když komunikaci zahajuje on sám, jde o naše pokyny WhatsAppu jako zpracovateli, a proto je v seznamu uvedený. Kanál je možné kdykoli ukončit odebráním čísla; WhatsApp podle svých podmínek maže obsah zpráv nejpozději do 30 dnů.

7. Mezinárodní přenosy dat

Osobní údaje jsou uložené v datových centrech v Evropské unii (převážně Frankfurt, Německo). Hosting, databáze, úložiště souborů i AI zpracování běží v EU regionech, i když poskytovatel sídlí ve Spojených státech amerických. U zpracovatelů, kteří mají v seznamu region EU/US, to ale neplatí; co to znamená, je hned níž.

U obsahu dokladů jsou výjimky dvě. Příjem dokladů přes WhatsApp znamená, že fotka projde infrastrukturou WhatsAppu, která je v režimu EU/US. A necháváte-li si doklady archivovat na svůj Google Disk, posíláme tam jejich kopii; kde skončí, se řídí nastavením vašeho účtu u Googlu, ne naším.

U ostatních údajů, tedy u analytiky a měření reklamy, k přenosu do Spojených států dochází u Google Analytics, Google Ads, Meta Pixelu, Microsoft Advertising a ChatGPT Ads. Sloupec Region v seznamu zpracovatelů to u každé služby uvádí; hodnota „EU/US“ znamená, že k přenosu dojít může.

V případech, kdy dochází k přenosu dat mimo EU, jsou zajištěny odpovídající záruky prostřednictvím standardních smluvních doložek (SCC) schválených Evropskou komisí, případně na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně.

8. Doba uchovávání

• Uživatelská data (účet): po celou dobu trvání uživatelského účtu. Zrušením účtu ztratíte přístup ihned; data pak čekají 30 dní a teprve po nich je denní úloha smaže. Zálohy do 30 dnů po tom. Maže se to, co patří vám: váš účet a kanceláře, které vlastníte. Jste-li členem cizí kanceláře, z ní jen odejdete a doklady, které jste do ní nahráli, v ní zůstanou. Patří jejímu majiteli, ne vám, a o jejich výmaz se žádá u něj.
• Hlášení problému s dokladem: kopii nahlášeného dokladu a text hlášení uchováváme i po zrušení účtu. O smazání požádejte na adrese info@ctenifaktur.cz.
• Faktury a bankovní výpisy: dokud je uživatel aktivně nesmaže nebo dokud nezruší svůj účet.
• Historie ručních oprav dokladu: po stejnou dobu jako doklad, se kterým se maže.
• Naše faktury za předplatné: po dobu stanovenou zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, tj. nejméně 10 let od konce účetního období, v němž byly vystaveny. Doklady, které do Služby nahrajete vy, sem nepatří, těm platí řádek výš.
• Bezpečnostní a auditní logy: naše vlastní záznamy mažeme spolu s účtem, který je vytvořil. Automatická lhůta zatím nastavená není, chystáme 12 měsíců. Chybová hlášení u Sentry se řídí jeho retencí; o výmaz z něj si napište.
• Analytická data: dle nastavení retence služby PostHog.
• AI zpracování: Využíváme placenou verzi služby Google Cloud, která data nepoužívá k trénování modelů.

9. Práva subjektů údajů

Jako subjekt údajů máte v souladu s GDPR následující práva:

• Právo na přístup: získat informace o tom, jaké vaše údaje zpracováváme.
• Právo na opravu: požádat o opravu nepřesných nebo neúplných údajů.
• Právo na výmaz: požádat o smazání vašich osobních údajů („právo být zapomenut“). Účet zrušíte sami v aplikaci na stránce Můj účet, v sekci Smazání účtu. O výmaz ostatních údajů nás požádejte na kontaktním e-mailu.
• Právo na omezení zpracování: požádat o dočasné pozastavení zpracování vašich údajů.
• Právo na přenositelnost: získat vaše údaje ve strukturovaném, strojově čitelném formátu.
• Právo vznést námitku: proti zpracování na základě oprávněného zájmu.
• Právo odvolat souhlas: pokud je zpracování založeno na vašem souhlasu, máte právo jej kdykoliv odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním.
• Právo podat stížnost: u Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), www.uoou.cz.

Pro uplatnění svých práv nás kontaktujte na info@ctenifaktur.cz. Za účelem ochrany vašich údajů si vyhrazujeme právo ověřit vaši totožnost před zpracováním žádosti. Na vaši žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů.

10. Zabezpečení

Přijímáme odpovídající technická a organizační opatření k zajištění bezpečnosti vašich osobních údajů. Podrobný popis našich bezpečnostních opatření naleznete na stránce Bezpečnost.

11. Změny zásad

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat. O podstatných změnách budeme registrované uživatele informovat e-mailem. Aktuální verze je vždy dostupná na této stránce s uvedeným datem poslední aktualizace.