Ochrana osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost Čtení Faktur s.r.o., IČ: 10803521, DIČ: CZ10803521, se sídlem Londýnská 730/59, Vinohrady, 120 00 Praha 2, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 348209 (dále jen „Správce“).

Kontaktní e-mail: info@ctenifaktur.cz

Tyto zásady jsou vydány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (GDPR), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů.

2. Účely a právní základy zpracování

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování služby Čtení Faktur a v souladu s nařízením (EU) 2016/679 (GDPR).

V případech, kdy se zpracování opírá o oprávněný zájem Správce, bylo provedeno posouzení (tzv. balanční test), které potvrdilo, že nad oprávněným zájmem Správce na analytice, bezpečnosti a měření výkonnosti nepřevažují práva a svobody subjektů údajů. Analytická data jsou pseudonymizována a slouží výhradně ke zlepšování kvality Služby a zajištění její bezpečnosti.

3. Automatizované zpracování (čl. 22 GDPR)

Služba využívá umělou inteligenci (model strojového učení) k automatické extrakci strukturovaných dat z nahraných PDF faktur a bankovních výpisů. Jedná se o automatizované zpracování osobních údajů ve smyslu čl. 22 GDPR.

• Logika zpracování: Model strojového učení analyzuje obsah nahraného dokumentu a extrahuje strukturovaná data (údaje o subjektech, částky, data, bankovní spojení apod.).
• Kontrola uživatelem: Uživatel má vždy možnost výsledky automatické extrakce ověřit, upravit nebo zcela odmítnout před jejich dalším použitím.
• Povaha zpracování: Nejedná se o automatizované rozhodování s právními či obdobně závažnými účinky pro subjekt údajů. Služba je výhradně asistivní nástroj, konečné rozhodnutí o použití extrahovaných dat je vždy na Uživateli.

4. Kategorie osobních údajů

Identifikační údaje

• Jméno a příjmení (z Google účtu, pokud se přihlašujete přes Google)
• E-mailová adresa (z Google účtu nebo zadaná při registraci)
• Profilový obrázek (z Google účtu, pokud se přihlašujete přes Google)

Data z faktur

• Údaje o dodavateli a odběrateli (název, adresa, IČO, DIČ)
• Čísla bankovních účtů
• Fakturované částky, DPH, měna
• Data splatnosti, DÚZP, čísla faktur

Data z bankovních výpisů

• Čísla bankovních účtů
• Údaje o transakcích (částky, protistrany, variabilní symboly)

Technické údaje

• IP adresa
• User-agent (typ prohlížeče a operačního systému)
• Přibližná geolokace (odvozená z IP)
• Časové značky (timestamps)

5. Soubory cookie

6. Seznam zpracovatelů

Pro poskytování služby využíváme následující zpracovatele (sub-processors), kteří mohou přistupovat k osobním údajům v rozsahu nezbytném pro plnění svých úkolů:

7. Mezinárodní přenosy dat

Veškeré zpracování osobních údajů probíhá primárně v datových centrech v Evropské unii (převážně Frankfurt, Německo). To platí i pro AI zpracování dokumentů, které běží na evropském endpointu našeho poskytovatele. Někteří z našich zpracovatelů mají sídlo ve Spojených státech amerických, avšak data jsou uložena a zpracovávána v EU regionech. V případech, kdy dochází k přenosu dat mimo EU, jsou zajištěny odpovídající záruky prostřednictvím standardních smluvních doložek (SCC) schválených Evropskou komisí.

8. Doba uchovávání

• Uživatelská data (účet): po celou dobu trvání uživatelského účtu. Po zrušení účtu jsou primární data smazána do 30 dnů; zálohy jsou odstraněny do 30 dnů od smazání primárních dat.
• Faktury a bankovní výpisy: dokud je uživatel aktivně nesmaže nebo dokud nezruší svůj účet.
• Účetní a daňové doklady: po dobu stanovenou zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, tj. minimálně 10 let od konce účetního období, v němž byly doklady vystaveny.
• Bezpečnostní a auditní logy: maximálně 12 měsíců.
• Analytická data: dle nastavení retence služby PostHog.
• AI zpracování: Google Cloud neuchovává data po dokončení požadavku. Využíváme placenou verzi služby, která data nepoužívá k trénování modelů.

9. Práva subjektů údajů

Jako subjekt údajů máte v souladu s GDPR následující práva:

• Právo na přístup: získat informace o tom, jaké vaše údaje zpracováváme.
• Právo na opravu: požádat o opravu nepřesných nebo neúplných údajů.
• Právo na výmaz: požádat o smazání vašich osobních údajů („právo být zapomenut“).
• Právo na omezení zpracování: požádat o dočasné pozastavení zpracování vašich údajů.
• Právo na přenositelnost: získat vaše údaje ve strukturovaném, strojově čitelném formátu.
• Právo vznést námitku: proti zpracování na základě oprávněného zájmu.
• Právo odvolat souhlas: pokud je zpracování založeno na vašem souhlasu, máte právo jej kdykoliv odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním.
• Právo podat stížnost: u Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), www.uoou.cz.

Pro uplatnění svých práv nás kontaktujte na info@ctenifaktur.cz. Za účelem ochrany vašich údajů si vyhrazujeme právo ověřit vaši totožnost před zpracováním žádosti. Na vaši žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů.

10. Zabezpečení

Přijímáme odpovídající technická a organizační opatření k zajištění bezpečnosti vašich osobních údajů. Podrobný popis našich bezpečnostních opatření naleznete na stránce Bezpečnost.

11. Změny zásad

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat. O podstatných změnách budeme registrované uživatele informovat e-mailem. Aktuální verze je vždy dostupná na této stránce s uvedeným datem poslední aktualizace.