PDF fakturu dostanete do formátu ISDOC třemi způsoby: požádáte dodavatele, ať vám ISDOC pošle, fakturu ručně zadáte do svého účetního systému, nebo PDF převedete do ISDOC automaticky pomocí nástroje jako Čtení Faktur. Který způsob se hodí, závisí na tom, jestli fakturu vystavujete, nebo přijímáte, a kolik dokladů měsíčně zpracováváte.
Než začnete, ověřte jednu věc: některé PDF faktury už mají ISDOC vložený uvnitř (formát ISDOC.PDF). Pokud vám dodavatel poslal ISDOC.PDF a váš účetní systém tento formát podporuje (umí ho například POHODA), načte z něj ISDOC přímo a žádný převod nepotřebujete. Systémy, které ISDOC.PDF neumí, potřebují samostatný soubor .isdoc.
Způsob 1: Požádejte dodavatele o ISDOC
Nejčistší zdroj ISDOC je systém, který fakturu vystavil. Většina českých fakturačních a účetních programů umí fakturu exportovat do ISDOC nebo poslat rovnou jako ISDOC.PDF. U pravidelných dodavatelů se vyplatí požádat, ať vám faktury posílají v ISDOC (nebo do datové schránky). Data pak sedí přesně tak, jak je dodavatel zadal, bez rizika chyby při čtení PDF.
Nevýhoda: záleží na ochotě a možnostech dodavatele. U jednorázových nebo zahraničních dodavatelů tato cesta obvykle nefunguje.
Způsob 2: Zadejte fakturu ručně do účetního systému
U přijaté faktury ISDOC ve skutečnosti nepotřebujete, pokud ji do účetnictví zadáte ručně. ISDOC je jen přepravka pro data, a když je vyplníte rovnou, převod odpadá. Tento způsob funguje v každém účetním programu a nepotřebuje žádný další nástroj. U malého počtu dokladů je v pořádku.
Nevýhoda: přepisování je zdlouhavé a náchylné k překlepům, zvlášť u faktur s mnoha položkami. Při desítkách dokladů měsíčně se ruční zadávání nevyplatí.
Způsob 3: Převeďte PDF do ISDOC automaticky
Pokud máte fakturu jen jako PDF nebo sken a chcete se vyhnout přepisování, převeďte ji do ISDOC automaticky. V Čtení Faktur nahrajete PDF fakturu (nebo papírovou vyfotíte mobilem) a během chvíle stáhnete ISDOC soubor připravený k importu do Pohody, Money S3, ABRA Flexi a dalších českých systémů. Kromě ISDOC lze stáhnout i nativní Pohoda XML nebo CSV.
Nevýhoda: u naskenovaných a nekvalitních PDF je vždy potřeba načtená data zkontrolovat proti originálu (dodavatel, variabilní symbol, částky, sazby DPH).
Který způsob zvolit
| Způsob | Kdy se hodí | Poznámka |
|---|---|---|
| Požádat dodavatele o ISDOC | Pravidelní dodavatelé, vystavené faktury | Nejpřesnější, ale závisí na dodavateli |
| Ruční zadání | Pár dokladů měsíčně | Funguje vždy, ale je pomalé |
| Automatický převod PDF | Přijaté PDF faktury a skeny ve větším počtu | Nejrychlejší, data je potřeba zkontrolovat |
Shrnutí: Pokud fakturu vystavujete, exportujte ISDOC přímo ze svého systému. Pokud přijímáte pravidelné faktury, domluvte s dodavatelem posílání v ISDOC. Pokud přijímáte PDF faktury od různých dodavatelů, nejrychlejší je automatický převod.
Časté otázky
Co je ISDOC a proč ho potřebuji?
ISDOC je český standard pro elektronickou fakturaci ve formátu XML. Účetní systémy do něj umí fakturu naimportovat automaticky, takže nemusíte přepisovat údaje ručně. Více v článku Co je ISDOC formát.
Jde převést naskenovanou papírovou fakturu do ISDOC?
Ano. Do Čtení Faktur nahrajete PDF i fotku papírové faktury. Aplikace údaje přečte a připraví ISDOC. U skenů vždy zkontrolujte načtená data proti originálu, protože kvalita skenu ovlivňuje přesnost čtení.
Jak poznám, že PDF už obsahuje ISDOC?
Faktura s vloženým ISDOC se označuje jako ISDOC.PDF a na první pohled vypadá jako běžné PDF. Nejjednodušší je zkusit ji naimportovat: účetní systém, který ISDOC.PDF podporuje, si data z takového souboru načte sám. Napoví i dodavatel, protože posílání ISDOC.PDF si systém, který fakturu vystavil, zapíná záměrně. Samostatný soubor .isdoc si můžete zobrazit v ISDOC náhledu.