Zpracovatelská smlouva

Tento dokument je smlouvou o zpracování osobních údajů podle čl. 28 odst. 3 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR). Upravuje, za jakých podmínek zpracováváme osobní údaje obsažené v dokladech, které do služby nahrajete nebo které nám do ní pošle někdo s vaším svolením.

Smlouva je nedílnou součástí obchodních podmínek a uzavírá se v elektronické podobě podle čl. 28 odst. 9 GDPR tím, že Službu začnete užívat. Samostatný podpis nevyžaduje. Pro účty založené od 7. října 2026, kdy jsme ji zveřejnili, platí od začátku užívání; pro starší od 15. listopadu 2026, tedy alespoň 30 dní poté, co jsme na ni upozornili. Chcete-li ji přesto v podepsané podobě, napište si o ni na info@ctenifaktur.cz.

1. Smluvní strany a role

Zpracovatelem je společnost Čtení Faktur s.r.o., IČO: 10803521, DIČ: CZ10803521, se sídlem Londýnská 730/59, Vinohrady, 120 00 Praha 2, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 348209 (dále jen „Zpracovatel“ nebo „my“).

Správcem je majitel účtu nebo kanceláře, pro kterou se doklady zpracovávají (dále jen „Správce“ nebo „vy“). Členové týmu jednají za Správce, sami správci nejsou; o jejich účtech platí to, co stojí níž o provozu účtu. O tom, jaké doklady do Služby vstoupí, jak dlouho v ní zůstanou a kdo k nim má přístup, rozhodujete vy. My na nich provádíme jen to, k čemu nám Služba dává pokyn.

Když jste zpracovatelem i vy

Účetní kancelář zpravidla není správcem údajů v dokladech svého klienta, ale jeho zpracovatelem. V takovém případě jsme my dalším zpracovatelem ve smyslu čl. 28 odst. 4 GDPR a tato smlouva se použije obdobně: právy a povinnostmi Správce je vázána kancelář a odpovídá svému klientovi za naše plnění stejně, jako by zpracovávala sama. Užíváním Služby potvrzujete, že vás váš správce k zapojení dalšího zpracovatele zmocnil, nebo že to jeho smlouva s vámi dovoluje.

Kde jsme správce my

U údajů o vašem účtu, fakturaci, přihlašování, podpoře, analytice a měření reklamy jsme správce mya tato smlouva se na ně nepoužije. Zpracováváme je pro vlastní účely, popsané v zásadách ochrany osobních údajů. Dělicí linka je jednoduchá: obsah dokladů je váš a my jsme u něj zpracovatel, provoz účtu je náš a jsme u něj správce.

Jedna věc leží na té hranici a je poctivé ji pojmenovat. U WhatsAppu si k telefonnímu číslu, které nám napsalo a není spárované, vedeme na 48 hodin počítadlo odeslaných odpovědí. Neděláme to pro vás, ale pro sebe, aby jedno číslo nedostávalo tutéž odpověď dokola a nestálo nás to peníze. U tohohle jediného údaje jsme tedy správce my, ne vy, a právním základem je náš oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

2. Předmět, povaha, účel a doba zpracování

Předmětem zpracování je obsah dokladů, které do Služby vstoupí, a metadata jejich doručení.

Účelem je převést doklad do strukturovaných dat a umožnit vám jejich kontrolu, uložení a export do účetního systému. Doklady nepoužíváme k trénování modelů strojového učení, nespojujeme je s daty jiných zákazníků a neprodáváme je.

Měříme, jak se Služba používá, ale detail dokladu je z měření vyjmutý: text na té obrazovce se nezachytává do událostí ani do nahrávek relací, takže jméno dodavatele, částka ani číslo účtu se do analytiky nedostanou.

Povahou zpracování jsou tyto operace:

• přijetí dokladu nahráním, e-mailem, přes Google Drive, přes WhatsApp nebo přes API
• uložení souboru do úložiště a jeho zpřístupnění vám
• automatická extrakce dat z dokladu modelem strojového učení
• uložení extrahovaných dat a historie jejich ručních oprav
• vygenerování exportního souboru pro účetní systém nebo banku
• zasílání zpráv o stavu zpracování odesílateli dokladu
• výmaz dokladu na váš pokyn nebo po uplynutí doby uložení

Doba zpracování trvá po dobu, po kterou máte účet ve Službě, a u jednotlivého dokladu po dobu, po kterou jej ve Službě ponecháte. Skončí podle článku 13.

3. Kategorie osobních údajů a subjektů údajů

Kategorie vyplývají z toho, co na dokladech bývá. Konkrétní rozsah určuje Správce tím, které doklady do Služby vloží.

Služba není určena ke zpracování zvláštních kategorií osobních údajů podle čl. 9 GDPR ani údajů o rozsudcích v trestních věcech. Dostanou-li se takové údaje do Služby na dokladu, zpracujeme je stejně jako zbytek dokladu, ale nepočítáme s nimi a nepřizpůsobujeme jim opatření. Doklad, který je obsahuje, do Služby nevkládejte.

4. Pokyny Správce

Osobní údaje zpracováváme pouze na doložený pokyn Správce, a to včetně předání do třetí země. Pokynem je:

• tato smlouva a obchodní podmínky
• každý úkon, který ve Službě provedete, tedy nahrání dokladu, jeho úprava, export, smazání i zapnutí nebo vypnutí jednotlivých vstupních kanálů
• písemná žádost zaslaná z e-mailu, kterým se do Služby hlásíte

Pokyn nad rámec Služby nemusíme provést, pokud to technicky nejde nebo pokud by nás to vystavilo nepřiměřeným nákladům. Máme-li za to, že pokyn porušuje GDPR nebo jiný předpis o ochraně osobních údajů, řekneme vám to neprodleně a do vyjasnění jej neprovedeme.

Jedna výjimka z pokynu existuje a ukládá ji sám předpis. Uloží-li nám zpracování vašich údajů právo Evropské unie nebo České republiky, typicky výzvou soudu nebo správního orgánu, oznámíme vám to před zpracováním, pokud nám to tentýž předpis nezakazuje, a vydáme jen to, co výzva nezbytně vyžaduje.

Vstupní kanály

Zapnutím kanálu dáváte pokyn ke zpracování všeho, co jím přijde, a potvrzujete, že k tomu máte právní základ a že jste odesílatele informovali v rozsahu čl. 13 a 14 GDPR. Zapínají se ale různě a ten rozdíl je podstatný.

• Sledovaná složka na Google Disku a WhatsApp se nezapnou samy. Dokud složku nebo telefonní číslo v nastavení účetní jednotky nepřidáte, tímto kanálem žádný doklad nepřijmeme. U WhatsAppu to znamená, že se fotka od nespárovaného čísla ani nestahuje; odejde jen textová odpověď a zůstane po ní počítadlo s telefonním číslem, které se samo smaže za 48 hodin, aby jedno číslo nedostávalo tutéž odpověď dokola. Číslo klienta navíc přidáváte vy, ne on, a teprve tím se kanál pro něj otevírá.
• Příjem e-mailem je jiný případ. Adresa účetní jednotky vznikne sama, jakmile si jednotku poprvé otevřete, a ve výchozím nastavení přijme přílohu od kohokoli, kdo ji zná. Kanál je tedy otevřený dřív, než ho vědomě zapnete. Zúžit ho jde seznamem povolených odesílatelů v nastavení jednotky a adresu nikomu dávat nemusíte.

Co kanál přes WhatsApp dělá s dokladem, než klient párování potvrdí, popisuje návod k němu. Stručně: fotka se uloží u nás a čeká odložená. Potvrdí-li klient párování, doklad se zpracuje. Odmítne-li je, smaže se hned. Neodpoví-li, vyprší za 24 hodin a uklidí se, viz článek 13.

5. Povinnosti Správce

Užíváním Služby odpovídáte za to, že:

• k osobním údajům v dokladech máte právní základ a subjekty údajů jste informovali v rozsahu čl. 13 a 14 GDPR; u WhatsAppu to zahrnuje i to, že fotka projde infrastrukturou WhatsAppu v režimu EU/US,
• pokyny, které nám dáváte, jsou v souladu s GDPR,
• adresy, složky a telefonní čísla, která do Služby přidáte, patří tomu, komu mají. Dotaz na párování odchází na číslo, které zadáte, a prozrazuje jeho držiteli, že ho vedete jako klienta; za překlep odpovídáte vy,
• do Služby nevkládáte doklady se zvláštními kategoriemi údajů,
• jste-li sami zpracovatelem, máte k našemu zapojení souhlas svého správce,
• přístup ke Službě dáváte jen těm členům týmu, kteří ho k práci potřebují.

6. Mlčenlivost

Zavazujeme se zachovávat mlčenlivost o osobních údajích, se kterými ve Službě pracujeme, a to i po ukončení smlouvy. Stejnou povinností jsou vázány všechny osoby, které k údajům z naší strany mají přístup, ať jsou v zaměstnaneckém, dodavatelském nebo jiném vztahu.

Přístup k obsahu dokladů má u nás jen ten, kdo jej potřebuje k práci, typicky při řešení vámi nahlášeného problému. Sáhneme na něj jen v rozsahu, který k vyřešení věci stačí.

7. Bezpečnost zpracování

S ohledem na povahu zpracování a rizika pro subjekty údajů přijímáme technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR. Jejich popis, který udržujeme aktuální, je na stránce Bezpečnost. Patří mezi ně šifrování přenosu i uložených dat, oddělení dat jednotlivých zákazníků, řízení přístupu, auditní záznamy o nahrání, zpracování, exportu a smazání dokladu a zálohování. Prosté zobrazení dokladu se do auditu nezapisuje.

Opatření můžeme v průběhu času měnit, nikoli však tak, aby celková úroveň zabezpečení klesla.

8. Další zpracovatelé

Udělujete nám obecné písemné povolení zapojit do zpracování další zpracovatele podle čl. 28 odst. 2 GDPR. K obsahu dokladů zapojujeme jen tyhle:

Dodavatele, kteří obsah dokladů nevidí a slouží provozu účtu nebo měření reklamy, do seznamu výš schválně nedáváme: povolení podle čl. 28 odst. 2 se jich netýkat nemá. Úplný výčet všech příjemců je v zásadách ochrany osobních údajů.

Některé z nich zapojí teprve vy tím, že příslušnou funkci zapnete. Platí to o obou řádcích s WhatsAppem a o sledované složce na Google Disku. Vyberete-li soubor z Disku ručně, stahuje ho váš prohlížeč vaším přihlášením a Google u toho zpracovatelem není.

Kupujete-li předplatné nebo kredity v aplikaci pro iOS, platbu vyřizuje Apple. V seznamu není, protože u té platby nevystupuje jako náš zpracovatel, ale jako samostatný správce se svými vlastními podmínkami. Obsah dokladů k němu neteče.

Každému dalšímu zpracovateli ukládáme smluvně stejné povinnosti, jaké máme podle této smlouvy my. Za jeho plnění vám odpovídáme stejně, jako bychom zpracovávali sami.

Změny seznamu. Nového dalšího zpracovatele vám oznámíme e-mailem nebo v aplikaci alespoň 30 dní předtím, než začne zpracovávat. Máte-li proti němu odůvodněné výhrady z hlediska ochrany osobních údajů, napište nám je v té době a pokusíme se najít řešení. Nenajdeme-li je, můžete smlouvu a předplatné vypovědět ke dni, kdy má změna nabýt účinnosti, a vrátíme vám nevyužitou část předplatného. Lhůtu 30 dní nemusíme dodržet, jde-li o náhradu zpracovatele, který ze dne na den skončil nebo přestal plnit; i pak vám to oznámíme bez zbytečného odkladu a právo na výpověď máte stejné.

9. Předání mimo Evropskou unii

Osobní údaje jsou uložené v datových centrech v Evropské unii. Někteří naši další zpracovatelé mají sídlo ve Spojených státech amerických a u části z nich může k přenosu údajů mimo Evropskou unii dojít. Sloupec Region v seznamu v článku 8 to u každého z nich uvádí; hodnota „EU/US“ znamená, že k přenosu dojít může.

Takové přenosy stojí na rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, kde existuje, jinak na standardních smluvních doložkách schválených Evropskou komisí. Přenos nad rámec seznamu neděláme.

Dvě věci, které sem patří, protože se o nich mlčet nemá. Příjem dokladů přes WhatsApp znamená, že fotka dokladu projde infrastrukturou WhatsAppu, která je v režimu EU/US. A zapnete-li si archivaci na Google Disk, posíláme tam kopii dokladu; o jejím umístění rozhoduje nastavení vašeho účtu u Googlu, ne naše. Podrobněji to popisuje stránka Bezpečnost.

10. Součinnost při právech subjektů údajů

Žádost subjektu údajů vyřizuje Správce. Ve Službě k tomu máte nástroje: doklad i extrahovaná data si můžete zobrazit, opravit, exportovat ve strojově čitelném formátu a smazat, a to bez naší součinnosti.

Obrátí-li se subjekt údajů ohledně obsahu dokladů na nás, sami mu neodpovíme a předáme žádost vám bez zbytečného odkladu.

Nestačí-li nástroje ve Službě, pomůžeme vám na požádání v přiměřeném rozsahu, nejpozději do 10 pracovních dnů. První takovou součinnost v kalendářním roce poskytujeme bez náhrady; u dalších si můžeme účtovat skutečně vynaložené náklady, na kterých se předem dohodneme.

11. Porušení zabezpečení osobních údajů

Zjistíme-li porušení zabezpečení osobních údajů, které zpracováváme pro vás, oznámíme vám to bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od zjištění. Oznámení posíláme e-mailem na adresu vašeho účtu.

V oznámení uvedeme povahu porušení, dotčené kategorie a přibližný počet záznamů, pravděpodobné důsledky, přijatá a navržená opatření a kontakt pro další informace. To, co v první zprávě ještě nevíme, doplníme postupně. Ohlášení dozorovému úřadu a informování subjektů údajů podle čl. 33 a 34 GDPR zůstává na vás; my k němu dodáme podklady.

Vlastní bezpečnostní nález nám můžete nahlásit na info@ctenifaktur.cz.

12. Součinnost při posouzení vlivu a konzultaci

Na požádání vám poskytneme informace, které potřebujete k plnění povinností podle čl. 32 až 36 GDPR, zejména k posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a k předchozí konzultaci s dozorovým úřadem. Rozsah součinnosti odpovídá povaze zpracování a informacím, které máme k dispozici.

13. Výmaz a vrácení údajů

Po skončení poskytování Služby osobní údaje vymažeme. Před tím si je můžete sami exportovat; vyžádáte-li si předání v jiné podobě, dohodneme se na formátu a nákladech.

• Zrušení účtu: přístup ztrácíte okamžitě a nevratně. Maže se to, čeho jste správcem vy, tedy váš účet a kanceláře, které vlastníte; z cizí kanceláře jen odejdete a doklady, které jste do ní nahráli, zůstávají jejímu správci. Data pak čekají 30 dní, než je denní úloha smaže; zálohy do 30 dnů po tom. Dvě kopie na tom nevisí: syrové e-maily s přílohami v odděleném úložišti tahle cesta zatím nemaže (vedeme to jako dluh) a soubory, které jste si sami vyexportovali nebo si je necháváte ukládat na svůj Google Disk, jsou vaše a mažete si je vy.
• Smazání jednotlivého dokladu: doklad i jeho soubor mažeme hned, zálohy podle běžného cyklu. Dvě výjimky: originál sdílený s dalším dokladem, který jste nesmazali, zůstává kvůli němu, a selže-li smazání samotného souboru v úložišti, záznam o dokladu zmizí i tak. Takovou chybu dnes jen logujeme; soubor pak v úložišti zůstane osiřelý, dokud ho nesmažeme ručně.
• Odebrání telefonního čísla u WhatsAppu: kanál se zavírá ihned; doklady, které už přišly, zůstávají jako každý jiný doklad, dokud je nesmažete.
• Odložený doklad z WhatsAppu před potvrzením párování: při odmítnutí mažeme ihned. Bez odpovědi doklad vyprší za 24 hodin a uklízí ho cron nad frontou. Ručně pozastavený kanál ten úklid odkládá, dokud se nerozběhne; vyčerpaný měsíční strop zpráv ho nezastaví.

Výjimkou je to, co nám ukládá uchovat právo. Kopii dokladu, který jste nám nahlásili jako chybně zpracovaný, držíme jako podklad k opravěnejdéle 90 dnů od vyřízení hlášení, a zrušíte-li mezitím účet, nejpozději do jeho smazání; pak ji mažeme sami. Dřív o to můžete požádat e-mailem.

14. Doklady o plnění a audit

Na požádání vám poskytneme informace potřebné k doložení toho, že povinnosti z čl. 28 GDPR plníme, a vyplníme váš dotazník k ochraně osobních údajů. Vedeme záznamy o činnostech zpracování podle čl. 30 odst. 2 GDPR a na požádání vám z nich poskytneme část, která se týká vás.

Tohle všechno poskytujeme bez náhrady, jednou za 12 měsíců. Stačí-li to k doložení, audit se nekoná. Trvá-li potřeba kontroly i po tom, umožníme audit nebo inspekci, nejvýše jednou za 12 měsíců. Oznamte ji alespoň 30 dní předem, veďte ji v běžné pracovní době a tak, aby nenarušila provoz Služby a důvěrnost dat ostatních zákazníků, přednostně vzdáleně, a nese-li ji třetí osoba, zavažte ji mlčenlivostí. Každá strana nese své náklady; náš čas nad jeden pracovní den hradíte v sazbě dohodnuté předem. Náhradu nežádáme, odhalí-li audit podstatné porušení na naší straně nebo nařídil-li jej dozorový úřad.

15. Odpovědnost

Každá strana odpovídá za porušení svých povinností podle GDPR. Nahradí-li jedna strana škodu subjektu údajů v rozsahu, v jakém ji způsobila strana druhá, má proti ní právo na náhradu podle čl. 82 odst. 5 GDPR.

Omezení odpovědnosti sjednané v obchodních podmínkách se použije i na tuto smlouvu. Nevztahuje se na pokuty uložené dozorovým úřadem za porušení, které zavinila výlučně jedna strana, a na újmu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti.

Nepoužíváte-li Službu v rámci podnikání, neomezuje tato smlouva vaše práva spotřebitele.

16. Doba platnosti a změny

Smlouva trvá po dobu, po kterou pro vás Službu poskytujeme. Povinnost mlčenlivosti a povinnosti podle článku 13 trvají i po jejím skončení.

Smlouvu můžeme změnit ze tří důvodů: změnil se právní předpis nebo výklad dozorového úřadu, změnil se okruh našich dalších zpracovatelů, nebo se změnily funkce Služby. Jiný důvod si nevyhrazujeme. Na změnu vás vždy upozorníme e-mailem nebo v aplikaci alespoň 30 dní předem. Nesouhlasíte-li se změnou, můžete do nabytí její účinnosti smlouvu a předplatné vypovědět a vrátíme vám nevyužitou část předplatného. Zapracování změny právního předpisu nebo rozhodnutí dozorového úřadu můžeme provést i bez té lhůty, oznámíme vám to však bez zbytečného odkladu. Aktuální znění je vždy na této stránce s datem poslední aktualizace; starší znění vám na požádání pošleme.

Odchyluje-li se tato smlouva od obchodních podmínek v otázce ochrany osobních údajů, platí tato smlouva.

17. Kontakt

Pro cokoli k této smlouvě i k ochraně osobních údajů obecně: info@ctenifaktur.cz. Pověřence pro ochranu osobních údajů jmenovaného nemáme, povinnost podle čl. 37 GDPR nám nevzniká.

Dozorovým úřadem je Úřad pro ochranu osobních údajů, www.uoou.cz.