Jak přečíslovat doklady vlastní řadou

Když čísla dokladů nezapadají do vaší číselné řady, přečíslujete vybrané doklady hromadně podle vlastní šablony. Hodí se to třeba pro účtenky bez pořadového čísla nebo pro import do účetnictví pod vlastní evidenční řadou.

Postup

1. Na hlavní stránce vyberte doklady, které chcete přečíslovat.
2. Klikněte na Hromadně upravit a zvolte Přečíslovat podle řady.
3. Zadejte šablonu číslování a zkontrolujte náhled. U každého dokladu vidíte původní i nové číslo.
4. Potvrďte tlačítkem Přečíslovat.

Screenshot: Položka Přečíslovat podle řady v menu Hromadně upravit

Screenshot: Dialog Přečíslovat podle řady s náhledem nových čísel

Šablona číslování

Šablona kombinuje zástupné symboly a libovolný text. {RR} doplní dvouciferný rok, {RRRR} celý rok, {MM} měsíc, {DD} den a {NN} pořadí. Počet písmen N určuje počet číslic pořadí, od {N} po {NNNNNN}. Například šablona FV{RR}{MM}{NN} vytvoří číslo FV260701.

Čísla se přidělují podle data vystavení, ve stejném pořadí, v jakém doklady vychází v exportu. Když šablona obsahuje {MM}, začíná pořadí každý měsíc znovu od jedničky.

Pole Začít od pořadí použijte, když v řadě už existují čísla vytvořená mimo aplikaci. Zadaná hodnota platí pro první doklad ve výběru, se symbolem {MM} v šabloně pro první doklad každého měsíce.

Co se s doklady stane

Původní číslo zůstane uložené u dokladu a v exportech se dál používá tam, kam patří číslo od dodavatele: pole Doklad v Pohodě, číslo přijatého dokladu v Money S3, číslo došlé v ABRA Flexi, evidenční číslo dokladu v MRP a DUEL. Variabilní symbol se nemění, párování plateb tedy zůstane v pořádku. Nové číslo uvidíte v tabulce a v detailu dokladu. Do exportu jde tam, kde si číslo dokladu určujete vy. U přijatých dokladů v ABRA Flexi a v DUELu ho místo toho přiděluje sám účetní systém z vlastní dokladové řady. Původní číslo si navíc můžete v přehledu dokladů zobrazit jako vlastní sloupec (přes tlačítko Sloupce nad tabulkou) a podle původního čísla i vyhledávat. Sloupce se nastavují na počítači, ale projeví se i na telefonu: v kartě dokladu se zapnutý sloupec vypíše jako „Původní číslo: hodnota“. Vyhledávání funguje všude.