Ověření dodavatele v registru plátců DPH

U přijatých dokladů aplikace ověřuje dodavatele v registru plátců DPH Finanční správy. Sleduje dvě věci:

• jestli je dodavatel vedený jako nespolehlivý plátce DPH,
• jestli číslo účtu na dokladu patří mezi účty zveřejněné u správce daně.

Proč je to důležité

Při platbě na nezveřejněný účet nebo nespolehlivému plátci můžete ručit za jeho nezaplacenou DPH (§ 109 zákona o DPH). Správce daně ji pak může vymáhat po vás, i když jste fakturu řádně uhradili.

U plateb na nezveřejněný účet nerozhoduje výše částky. Limit 540 000 Kč, pod kterým se ručení dřív neuplatnilo, zrušila novela účinná od 1. 1. 2025. Ručení ale nevzniká samo od sebe: zákon zakládá jen domněnku, že jste o neodvedené dani vědět měli, a správce daně ji musí uplatnit.

Kde to uvidíte

V detailu dokladu se u názvu dodavatele zobrazuje štít. Kliknutím na něj otevřete vysvětlení.

• Červený štít s křížkem: dodavatel je vedený jako nespolehlivý plátce DPH. Když k tomu nesedí ani účet, vysvětlení uvede oba důvody.
• Oranžový štít s vykřičníkem: účet na dokladu není mezi zveřejněnými. O dodavateli samotném to nic neříká, jako nespolehlivý plátce vedený není.
• Zelený štít: dodavatel není vedený jako nespolehlivý plátce a účet na dokladu je mezi zveřejněnými.
• Šedý štít s otazníkem: kontrola neproběhla celá. Účet nešlo porovnat, nebo registr k danému DIČ nic nevede. Aplikace pak o účtu nic netvrdí.

Že registr DIČ z dokladu nevede, může znamenat i to, že se DIČ přečetlo špatně. Na nesrovnalosti v IČO a DIČ upozorňuje samostatná kontrola, viz Ověření IČO a DIČ dodavatele v ARESu.

V seznamu dokladů se zobrazují jen štíty, které na něco upozorňují, tedy červený a oranžový.

Co dělat, když účet nesedí

Zaplaťte na účet, který má dodavatel zveřejněný. Že vám dodavatel účet z faktury potvrdí, na riziku ručení nic nemění, rozhoduje jen zveřejnění v registru.

Když na nezveřejněný účet zaplatit musíte, ručení předejdete zvláštním způsobem zajištění daně podle § 109a zákona o DPH: DPH z faktury uhradíte přímo správci daně dodavatele. Platbu přitom musíte označit, tedy uvést dodavatele, druh daně, sebe a den uskutečnění plnění nebo přijetí úplaty. Jinak ji správce daně nespáruje.

Kdy ověření chybí nebo je neúplné

• Dodavatel nemá české DIČ. Registr vede jen tuzemské plátce, u zahraničních dodavatelů kontrola neproběhne.
• Účet chybí nebo dodavatel žádný nezveřejnil. Aplikace ověří dodavatele, ale účet neposoudí.
• Účet nejde spolehlivě porovnat. Chybí kód banky, číslo neprojde kontrolním výpočtem, nebo má dodavatel mezi zveřejněnými účty zahraniční účet v nestandardním tvaru. Neshodu aplikace netvrdí.
• Registr je nedostupný. Kontrola neproběhne, zpracování dokladu to neovlivní.

Účet, který u dodavatele ještě nebyl

Registr plátců DPH o účtu často nic neřekne: dodavatel nemusí být plátce a mít zveřejněné účty, nebo se účet z dokladu nepodaří s registrem porovnat. Proto aplikace u přijatých dokladů porovnává číslo účtu ještě s vaší vlastní historií. Když doklad nese účet, který u toho dodavatele nebyl na žádném dřívějším dokladu, objeví se vedle jména dodavatele oranžová ikona banky (v seznamu dokladů i v detailu). Po kliknutí uvidíte účet z dokladu i účty, na kterých dřívější doklady stály, a u každého z nich datum, odkdy ho v aplikaci máte. To datum si všímejte: účet známý teprve ode včerejška žádná historie není, i když tak vypadá.

Tak může vypadat faktura s přepsaným číslem účtu: dodavatel je pravý, plnění proběhlo, jen účet vede jinam. Než zaplatíte, ověřte si číslo účtu u dodavatele jinou cestou než z faktury, ideálně telefonicky na číslo, které máte odjinud.

Ikona neříká, že je něco špatně. Dodavatel účet mění běžně, třeba při změně banky nebo když fakturuje z jiné firemní pobočky. Jakmile na účtu stojí starší doklad, další doklady se stejným účtem už ji nemají.

Porovnává se jen s doklady, které v téhle kanceláři vidíte, a jen s těmi, které se do aplikace dostaly dřív než ten otevřený. Rozhoduje čas uložení v aplikaci, ne datum na faktuře. Doklady nahrané v jedné dávce mají čas společný, takže se navzájem za dřívější nepovažují. Proti starším dokladům, které v aplikaci byly už před tou dávkou, se ale porovnávají dál, takže i doklad z dávky ikonu dostat může. Když starší doklady doplníte až další dávkou, může se ikona objevit i u nich: v tu chvíli jejich účet v aplikaci ještě nikde nebyl. Když máte přístup jen k některým účetním jednotkám, porovnává se jen v nich. Nezáleží na tom, jak je účet na dokladu zapsaný: 2171532/0800, 2171532 s kódem banky vedle i CZ56 0800 0000 0000 0217 1532 jsou pro porovnání týž účet.

Kontrola mlčí u vydaných dokladů (tam je uvedený účet váš), u prvního dokladu od dodavatele, u dokladu bez IČA dodavatele a tam, kde číslo účtu nejde spolehlivě přečíst, tedy když chybí kód banky nebo číslo neprojde kontrolním výpočtem.

Na rozdíl od štítu z registru výsledek nezastarává, počítá se pokaždé znovu při zobrazení dokladu.

Platnost výsledku

Kontrola proběhne jednou, při zpracování dokladu, a u výsledku je její datum. Sama se neobnovuje, takže u staršího dokladu nemusí odpovídat dnešnímu stavu registru. Po ruční změně platebních údajů nebo DIČ dodavatele se výsledek zruší a doklad zůstane bez ověření.