Ověření IČO a DIČ dodavatele v ARESu

Vytěžování občas přečte v IČO dodavatele přehozenou číslici. České firemní DIČ je „CZ“ + IČO, takže bývá špatně i DIČ, a chybné DIČ se v oddílu B.2 kontrolního hlášení rozejde s podáním dodavatele.

Aplikace proto u přijatých dokladů porovná identitu dodavatele s rejstříkem ARES.

Co se kontroluje

• Kontrolní číslice IČO. České IČO má osm číslic a poslední z nich je kontrolní. Když nesedí, takové IČO existovat nemůže.
• Existence v ARESu. IČO správného tvaru se dohledá v rejstříku.
• Shoda DIČ. Když ARES subjekt zná a vede u něj DIČ, porovná se s DIČ na dokladu.
• Shoda názvu a adresy. Když ARES pod IČO vede firmu, ke které nesedí název ani PSČ či obec z dokladu, patří IČO nejspíš někomu jinému. Stačí, aby sedělo jedno z nich: obchodní jméno živnostníka ani adresa provozovny ve stejné obci nález nezaloží. Na chybějící nebo špatně přečtenou diakritiku a na mezeru v PSČ kontrola nehledí.

Kde to uvidíte

Doklad s nálezem dostane spolehlivost Doporučená kontrola (žlutý trojúhelník) a poznámku ke zpracování. Trojúhelník je vidět v seznamu dokladů i v detailu, po kliknutí se rozbalí znění poznámky.

Poznámka podle nálezu říká, že IČO nesplňuje kontrolní číslici, že ho ARES nevede, že se DIČ na dokladu rozchází s DIČ z rejstříku, nebo že ARES vede pod IČO jinou firmu.

Název a adresa podle ARESu

U českého dodavatele, kterého ARES podle IČO najde a u kterého kontrola nic nenašla, vezme aplikace název a adresu sídla z rejstříku, ne z toho, jak je přečetla z dokladu. Každý doklad téhož dodavatele pak odejde do účetnictví ve stejné podobě, takže přehled podle firem ho vede jednou, ne dvakrát jen proto, že na jednom dokladu bylo PSČ s mezerou a na druhém bez. Zároveň se opraví špatně přečtená diakritika v názvu a adrese dodavatele.

• Adresa provozovny se nahradí sídlem. Daňový doklad má nést sídlo dodavatele.
• Obchodní jméno, které se jménu v rejstříku nepodobá, zůstane z dokladu. Živnostník, který na dokladu vystupuje jako „Reklamní studio Mlýn“, tak nepřejde na své občanské jméno. Adresa se mu srovná podle sídla, když na dokladu sedí PSČ i ulice.
• Změny v rejstříku se promítnou samy, třeba přestěhované sídlo nebo nová právní forma.
• Adresa má tvar, jaký používá ARES: PSČ bez mezery, v Praze městský obvod („Praha 5“), v obci bez ulic část obce s číslem popisným.

Když kontrola něco najde, nebo když ARES neodpoví, zůstane název i adresa tak, jak jsou na dokladu. U zahraničního dodavatele a u dodavatele bez IČO se jen doplní, co na dokladu chybí, adresa ale jen celá, nikdy po jednotlivých polích.

IČO a DIČ se nepřepisují

Aplikace nález jen hlásí. Ani u rozporu s ARESem IČO ani DIČ na dokladu nepřepíše, protože z rozporu nejde určit, která z dvojice je chybná. Kdyby se DIČ automaticky srovnalo podle IČO, u dokladu se špatně přečteným IČO by se správné DIČ přepsalo chybným. Ze stejného důvodu se u dokladu s nálezem nesrovnává ani název a adresa.

Opravu proto dělá účetní. V detailu dokladu jsou pole IČO a DIČ dodavatele v režimu úprav a vedle nich tlačítko pro dohledání údajů v rejstříku. Po ruční změně IČO, DIČ, názvu nebo země dodavatele se identita ověří znovu: poznámka zmizí jen tehdy, když na opravené hodnotě kontrola nic nenajde, jinak se vymění za tu, která odpovídá novému nálezu. Pokud ARES neodpoví, zůstane původní poznámka. Žlutý štítek spolehlivosti na dokladu zůstává i po zmizení poznámky, hodnocení spolehlivosti se po opravě nezvyšuje.

Kdy se nic nehlásí

• Zahraniční dodavatel. ARES vede jen tuzemské subjekty. Že je dodavatel český, musí být na dokladu vidět: buď české DIČ, nebo rozpoznaná česká země. Doklad, který ani jedno neuvádí, se proti rejstříku neposuzuje. To se týká zejména slovenských dodavatelů, jejichž IČO se zapisuje do stejného pole jako české, ale řídí se jinými pravidly.
• Dodavatel bez IČO. Není proti čemu porovnávat.
• Skupinová registrace k DPH. Člen skupiny tiskne na dokladu skupinové DIČ (začíná „CZ699“), zatímco ARES u něj vede běžné „CZ“ + IČO. Je to legitimní rozdíl, ne nález.
• Fyzická osoba. Že se DIČ OSVČ („CZ“ + rodné číslo) s IČO neshoduje, nález nezakládá: porovnává se s tím, co vrátí ARES, ne s tvarem „CZ“ + IČO.
• ARES u IČO žádné DIČ nevede. Rejstřík ho u části subjektů nemá. Chybějící údaj není rozpor.
• Vlastní vydaná faktura. Dodavatelem je sama účetní jednotka, ta se proti sobě neověřuje.
• ARES neodpoví. Výpadek rejstříku nezaloží nález o neexistujícím IČO ani o rozporu DIČ a zpracování nezablokuje. Kontrolní číslici IČO aplikace posoudí i bez něj.

Platnost výsledku

Kontrola proběhne při zpracování dokladu a znovu po ruční opravě IČO, DIČ, názvu, země, obce nebo PSČ dodavatele. Doklad, který od zpracování nikdo neupravil, se zpětně neověřuje, takže se u dokladů zpracovaných dřív název ani adresa nemění. Ruční úpravu v detailu dokladu aplikace nepřepíše.