Jak nahrát a nastavit předkontace

4 min čteníAktualizováno 28. srpna 2026

Předkontace přiřadíte dokladům, aby je účetní systém správně zaúčtoval. Můžete je zadat ručně, nebo rychleji naimportovat.

Postup krok za krokem

  1. Otevřete předkontace. V detailu jednotky přejděte na kartu Předkontace a klikněte na Přidat první předkontaci (další pak přidáte tlačítkem Přidat řádek). Přijaté a vydané faktury mají každá svůj seznam, přepínáte je vlevo nad tabulkou volbou Přijaté faktury nebo Vydané faktury.

    Screenshot: Karta Předkontace v detailu jednotky

  2. Vyplňte předkontaci. Na záložce Seznam zadejte Zkratka, Název a volitelně Kdy použít. Výjimkou je Vario: tam je předkontace rovnou název, takže stačí první sloupec a druhý doplní aplikace. Do sloupce Kdy použít napište, co do kategorie patří, jako pokyn pro kolegu, který vaši firmu nezná, třeba kancelářské potřeby, tonery, papír. Aplikace podle toho předkontaci odhadne. Je to vodítko, ne pevné pravidlo: u ojedinělého dokladu se může rozhodnout jinak, proto přiřazenou předkontaci vždycky zkontrolujte.

  3. U stálých dodavatelů založte pravidlo. U přijatých dokladů je vedle Seznamu ještě záložka Pravidla. Klikněte na Přidat pravidlo, napište IČO dodavatele (další přidáte Enterem) a vyberte předkontaci; v nabídce se dá psát, takže ji nemusíte hledat očima. Pravidlo už není vodítko: doklad od takového dodavatele dostane tuhle předkontaci vždycky, bez ohledu na obsah. Hodí se přesně tam, kde vás automatické přiřazení opakovaně nutí opravovat totéž.

  4. Nebo importujte. Rychlejší je import tlačítkem Importovat vedle záložek Seznam a Pravidla (CSV, XML, XLSX, i PDF nebo obrázek s rozpoznáním). Číselník si nejdřív vyexportujte z účetního programu:

    • Pohoda: Účetnictví → Předkontace → pravé tlačítko → Tisk → Export
    • Money S3: Účetnictví → Účetní seznamy → Předkontace
    • ABRA Flexi: Nastavení → Předpisy zaúčtování → Další funkce (•••) → Export do XML

    Import zpracovává AI a stojí 1 kredit. Výjimka je XML export předpisů zaúčtování z ABRA Flexi, ten přečteme přímo ze souboru a zdarma.

    Screenshot: Skupina Předkontace na kartě ABRA Flexi s tlačítkem Importovat

    U ABRA Flexi má karta jednotky dvě tlačítka Importovat. To ve skupině Typy dokladů a pokladny plní číselníky typů dokladů a pokladen, předkontace patří do skupiny Předkontace pod ní.

  5. Přiřaďte k dokladu. U dokladu pak v detailu otevřete pole Vyberte předkontaci a vyberte ji ze seznamu.

Bez účetní jednotky nemá aplikace z čeho předkontaci vybrat, proto doklad zůstane bez ní. Pozdější přesun do jednotky ji doplní jen u dodavatelů, na které máte pravidlo podle IČO; jinde ji vyberete ručně v detailu dokladu nebo hromadnou úpravou. Pokud máte jednu účetní jednotku, je v přepínači předvybraná a doklady jdou do ní. Pokud jich máte více, vyberte jednotku přepínačem vpravo nahoře. Doklady, které nemají patřit do žádné jednotky, nahrajte přes Bez účetní jednotky; předkontaci nedostanou, do jednotky je přesunete i potom. Kolega s klientským přístupem Bez účetní jednotky k dispozici nemá, vybírá jen z přidělených jednotek a bez výběru se mu doklady nenahrají.

Co pravidlo udělá a co ne

  • Přebije automatické přiřazení. O předkontaci pak rozhoduje IČO, ne obsah dokladu ani text ve sloupci Kdy použít.
  • Nepřebije vaši ruční opravu. Když u dokladu předkontaci vyberete sami, pravidlo ji nepřepíše (pozor na přesun mezi jednotkami, viz níž).
  • Samo se na hotové doklady nepustí. Pravidlo platí na nově zpracované doklady. Výjimka je přesun dokladu do jiné jednotky, tam se pravidla cílové jednotky uplatní znovu. Ručně vybranou předkontaci nepřepíšou. Po přesunu si ji ale zkontrolujte: když zkratka v číselníku cílové jednotky není, u Money S3, ABRA Flexi, DUELu, Varia a Účta se vymaže a pravidlo ji zpátky nedoplní, takže doklad zůstane bez předkontace. U Pohody, MRP a KASTNER Stereo zůstane vyplněná, jenže účetní program takovou zkratku při importu nepřijme.
  • Neplatí u vydaných faktur. Tam jste dodavatelem vy, takže záložka Pravidla u nich není. U KASTNER Stereo, kde má vlastní číselník každá agenda, pravidla najdete u přijatých faktur, pokladny i ostatních závazků.
  • Nepomůže u dodavatele se smíšeným sortimentem. Když od jednoho dodavatele nakupujete věci, které patří do různých předkontací, pravidlo mu radši nezakládejte a nechte rozhodnout obsah dokladu.
  • Nepomůže u dokladu bez IČO. Typicky zahraniční služby a drobné paragony. U nich dál rozhoduje obsah dokladu.
  • Jedno IČO patří jen k jednomu pravidlu. Když ho napíšete do dvou, uložení skončí chybou, která obě předkontace pojmenuje.
  • Zapisujte celé osmimístné IČO. Kratší ani delší číslo aplikace nepřijme, chybějící číslici nemá jak doplnit správně. Zkopírujte ho z faktury nebo z ARESu.
  • Najetím na zapsané IČO zjistíte, komu patří. Aplikace k němu ukáže název firmy z ARESu, takže překlep poznáte hned, ne až podle toho, že se pravidlo nechytá.
  • Trojúhelníček u pravidla upozorňuje na možný překlep. Znamená, že IČO nesedí na kontrolní číslici. Uložit ho jde, u slovenského dodavatele je to běžné. U českého jde nejspíš o překlep a pravidlo by se nikdy nechytlo.

Častá chyba u Pohody: Exportujte v Pohodě Účetnictví → Předkontace (NE Účtovou osnovu), pravým tlačítkem Tisk → Export. Když nahrajete účtovou osnovu (čísla jako 501000, 311000) místo předkontací (zkratky 1Fp, 3Vdm), Pohoda doklad nespáruje a zůstane u něj Nevím. Zkratky jsou case-sensitive (1FP není 1fp), mezery a diakritika musí sedět.

Hotovo

Doklady s přiřazenou předkontací se v účetním systému zaúčtují automaticky.

Související: Jak nastavit střediska pro export · Jak směrovat paragony do Pokladny a Ostatních závazků · Jak naimportovat fakturu do Pohody

Zpět na Nápovědu