Nástrojů na vytěžování dokladů je na českém trhu několik a na první pohled slibují totéž: nahrajete PDF, vypadnou data. Rozdíly se ukážou až v provozu, obvykle třetí měsíc, kdy zjistíte, že do vašeho účetního programu se doklad sice naimportuje, ale nezaúčtovaný, nebo že bankovní výpisy jsou samostatný produkt za samostatné peníze.
Tenhle článek nedoporučuje konkrétní nástroj. Dává vám deset otázek, které si položte dřív, než se rozhodnete, a vysvětluje, proč na každé z nich záleží.
1. Do jakého formátu to exportuje
Nejdůležitější kritérium a zároveň nejčastěji přehlížené.
Skoro každý nástroj umí ISDOC, český standard, který naimportuje prakticky každý účetní program. Jenže ISDOC popisuje obchodní doklad, ne vaše účetnictví. Nepřenese předkontaci ani dokladovou řadu a středisko z něj většina programů nenačte. Když účtujete přes předkontace, znamená to, že doklad sice naskočí, ale zaúčtovat ho musíte ručně.
Účetní pole přenese jen vlastní formát konkrétního systému, tedy Pohoda XML, Money S3 XML, ABRA Flexi XML a další. Ptejte se proto konkrétně: umí to exportovat ve formátu mého programu, nebo jen v ISDOC? Rozdíl podrobně rozebírá článek Předkontace při vytěžení faktury.
Doplňková otázka: co když klient nebo firma za rok přejde na jiný účetní program? Je nový formát v ceně, nebo se za něj připlácí?
2. Umí to bankovní výpisy
Faktury jsou jen půlka práce. Bez bankovního výpisu není co s čím párovat a měsíc nejde uzavřít.
Banky dávají strojově čitelný GPC (ABO) různě ochotně a k účtům klientů se často nedostanete vůbec. Když nástroj výpisy neumí, přepisujete pohyby ručně, nebo si pořizujete druhý nástroj.
Ptejte se: zpracuje to PDF výpis, nebo jen faktury? Je to v ceně, nebo zvlášť? A umí to i cizoměnové účty a IBAN, tedy SEPA XML?
3. Jak se počítá cena
Cena za doklad je srozumitelná, ale není to jediný model na trhu. Setkáte se s cenou za uživatele, za integraci do konkrétního účetního programu, se zaváděcím poplatkem i s minimálním měsíčním odběrem.
Otázky, které rozhodnou o skutečné ceně:
- Účtuje se nahraný, nebo úspěšně zpracovaný doklad?
- Propadají nevyčerpané kredity na konci měsíce? A dokoupené kredity nad rámec tarifu?
- Platí se za počet uživatelů nebo klientů?
- Je zaváděcí poplatek nebo poplatek za nastavení?
Podrobný rozbor včetně toho, jak si spočítat návratnost proti ručnímu přepisování, má článek Kolik stojí vytěžení faktury.
4. Je závazek
Roční smlouva vypadá při podpisu levněji. Problém nastane, když po dvou měsících zjistíte, že nástroj vaše doklady nezvládá, a platíte dalších deset.
Ptejte se, jestli jde předplatné zrušit ze dne na den, nebo je vázané na období. A jestli vám při ukončení zůstanou kredity, které jste už zaplatili.
5. Jak si poradí s dodavatelem, kterého vidí poprvé
Starší nástroje pracují se šablonami: pro každého dodavatele se nastaví, kde na stránce co hledat. Funguje to výborně pro deset stálých dodavatelů a rozpadá se to při jedenáctém. Účetní kancelář s padesáti klienty dostane stovky šablon k údržbě.
Novější přístup vyhodnocuje doklad podle kontextu, takže funguje i u dodavatele, kterého vidí poprvé, a nic se pro něj nenastavuje.
Ptejte se: musím pro nového dodavatele něco nastavovat? A ověřte to prakticky, nahrajte doklad od dodavatele, kterého jste ještě nepoužili.
6. Jak snadno se opravuje, co nesedí
Žádný nástroj nemá stoprocentní přesnost. Kdo to tvrdí, prodává. Rozdíl není v tom, jestli chyba nastane, ale jak rychle ji najdete.
Sledujte, jestli aplikace ukazuje vytěžená data přímo proti originálu dokladu, nebo jestli musíte přepínat mezi dvěma okny a hledat, odkud se číslo vzalo. U stovky dokladů měsíčně je to rozdíl několika hodin.
Užitečné je i to, jestli si nástroj sám ověřuje, co vytěžil: sedí součet položek na rekapitulaci DPH? Existuje IČO v registru? Není to duplicita dokladu, který už jednou prošel?
7. Jak se doklady dostanou dovnitř
Sběr dokladů bývá větší práce než samotné zpracování, hlavně když je nemáte vy, ale klient.
Zjistěte, jaké cesty nástroj nabízí kromě ručního nahrání: vlastní e-mailová adresa, na kterou pošlete nebo přeposíláte faktury, sledovaná složka v cloudovém úložišti, nahrání mobilem. A jestli umí rozdělit jedno PDF, ve kterém je deset faktur za sebou.
8. Zvládne to více firem nebo klientů
Kritérium hlavně pro účetní kanceláře a pro každého, kdo vede více než jedno IČO.
Ptejte se, jestli jde založit samostatné jednotky pro každou firmu, jestli má každá vlastní nastavení (účetní systém, předkontace, střediska) a jestli se doklady jedné firmy nemůžou dostat k druhé.
Navazující otázka je přístup: může klient nahrávat doklady sám, aniž by viděl vaše ostatní klienty? A potřebuje k tomu vlastní placený účet? Jak to vypadá v praxi, popisuje článek Vytěžení faktur pro účetní kancelář.
9. Kde leží data a kdo se k nim dostane
U faktur jde o obchodní údaje vašich klientů, u daňového poradce navíc o mlčenlivost. Tohle kritérium se neodbývá.
Zjistěte:
- kde jsou data fyzicky uložená (region, ne jen „v cloudu“),
- jestli jsou šifrovaná při přenosu i uložení,
- jestli poskytovatel podepíše zpracovatelskou smlouvu podle GDPR, případně smlouvu o mlčenlivosti,
- jak dlouho se doklady drží a jestli je můžete smazat.
U nás na tohle odpovídá stránka Bezpečnost.
10. Co když můj účetní program není podporovaný
Menší a starší české programy mívají vlastní importní formáty a ne každý nástroj je pokrývá. Pokud používáte něco jiného než tři nejrozšířenější systémy, ptejte se konkrétně na svůj program dřív, než začnete testovat.
Záložní cesta bývá ISDOC, který zvládne prakticky každý program, jen bez předkontace. Když ani to ne, zjistěte, jestli je poskytovatel ochotný formát doplnit a v jakém horizontu.
Jak nástroj otestovat
Rozhodnutí nedělejte podle popisu funkcí, ale podle vlastních dokladů. Postup, který funguje:
- Vezměte reálnou dávku, ideálně celý jeden měsíc jednoho klienta. Ne pět nejhezčích faktur.
- Zahrňte to, co vás obvykle trápí: položkové faktury, doklady od zahraničních dodavatelů, účtenky, sken pokrčeného paragonu.
- Spočítejte, kolik dokladů projde bez zásahu. Tohle číslo rozhoduje více než cena za kus.
- Projeďte jeden doklad až do účetnictví a podívejte se, jestli je zaúčtovaný, nebo jestli ho musíte dotahovat.
- Změřte celkový čas, od nahrání po import. Srovnejte s tím, kolik vám dnes zabere totéž ručně.
Podmínky bezplatného vyzkoušení si ověřte předem. Samotný test vás pak stojí hlavně čas. U nás je registrace zdarma na 20 dokladů měsíčně, což na jednu měsíční dávku menšího klienta stačí.
FAQ
Podle čeho vybírat nástroj na vytěžování faktur?
Nejdůležitější je, jestli exportuje do formátu, který váš účetní program skutečně potřebuje. Univerzální ISDOC nepřenese předkontaci a středisko z něj většina programů nenačte, takže pokud účtujete přes předkontace, potřebujete vlastní formát svého systému. Následuje model ceny, podpora bankovních výpisů, práce s více klienty a to, kde leží data.
Stačí mi ISDOC, nebo potřebuju vlastní formát systému?
ISDOC stačí, pokud předkontace a střediska nepoužíváte nebo je doplňujete ručně. Když přes předkontace účtujete, ušetří vlastní formát systému dotahování u každého dokladu zvlášť.
Jak poznám, že je nástroj přesný?
Jen na vlastních dokladech. Nahrajte reálnou dávku včetně těch problematických dokladů a spočítejte, kolik jich projde bez ruční opravy. Čísla o přesnosti uváděná v propagačních materiálech se měří na jiných datech, než jsou vaše.
Na co se ptát u ceny?
Jestli se účtuje nahraný, nebo zpracovaný doklad. Jestli propadají nevyčerpané kredity. Jestli se platí za uživatele nebo za klienty. Jestli je v ceně export do vašeho programu a jestli jsou v ceně bankovní výpisy. A jestli existuje zaváděcí poplatek.
Musí nástroj umět i bankovní výpisy?
Pokud zpracováváte celé účetnictví, tak ano. Bez výpisu nejde párovat platby a klienti je posílají v PDF, protože je to jediné, co umí stáhnout. Nástroj, který výpisy neumí, znamená druhý nástroj nebo ruční přepisování.
Co když mám menší nebo starší účetní program?
Ptejte se na svůj program konkrétně, ještě před testováním. Univerzální ISDOC zvládne prakticky každý systém, ale bez předkontace. Případně zjistěte, jestli je poskytovatel ochotný formát doplnit.