Když z faktury vytěžíte data, chcete je do účetnictví dostat co nejdál hotové. Rozdíl mezi „doklad se naimportoval“ a „doklad se naimportoval zaúčtovaný“ stojí na dvou věcech: formát musí předkontaci přenést a její zkratka musí v cílovém programu existovat.
Krátká odpověď: ISDOC předkontaci nepřenese. Vlastní formát vašeho systému ano, pokud cílový program zná použitou zkratku.
Co je předkontace
Předkontace je předpis, jak se doklad zaúčtuje. Místo abyste u každé faktury ručně vybírali účet nákladů a účet závazku, přiřadíte dokladu zkratku typu NFA nebo 501 a účetní program z ní doplní celý účetní zápis.
V praxi si každá firma drží vlastní seznam předkontací podle toho, co nakupuje. Jiná zkratka pro nájem, jiná pro materiál, jiná pro služby od neplátce. Právě proto je předkontace věc, kterou vytěžovací nástroj musí umět přenést, jinak ji po importu doplňujete ručně u každého dokladu zvlášť.
Kromě předkontace se do stejné kategorie „účetních polí“ počítá i středisko, zakázka, dokladová řada, typ dokladu a členění DPH. Všechno to jsou odkazy do číselníků vašeho účetního programu.
Proč ISDOC předkontaci nepřenese
ISDOC je otevřený standard pro výměnu faktur mezi firmami. Je navržený tak, aby fakturu popsal z pohledu obchodního vztahu: kdo komu co prodal, za kolik, s jakou sazbou DPH a kdy je to splatné. Podrobně o formátu píšeme v článku Co je ISDOC formát.
Předkontace do tohohle světa nepatří. Je to interní účetní rozhodnutí odběratele, ne údaj z faktury. Dodavatel netuší a nemá tušit, na jaký nákladový účet si fakturu zaúčtujete. Schéma ISDOC proto pro předkontaci ani dokladovou řadu nemá pole. Středisko sice umí zapsat do obecného pole, ale většina účetních programů ho odtud jako středisko nenačte.
Totéž platí pro Peppol (UBL), evropský formát pro přeshraniční fakturaci. Také popisuje obchodní doklad, ne váš účetní rozvrh.
Není to vada ISDOCu. Pro to, k čemu vznikl, tedy poslat fakturu obchodnímu partnerovi, je předkontace zbytečná. Problém vznikne až ve chvíli, kdy ISDOC použijete jako formát pro import do vlastního účetnictví.
Který formát co přenese
Vlastní XML formát účetního systému oproti tomu žádnou takovou hranici nemá. Je to formát, kterým program mluví sám se sebou, takže obsahuje i pole pro účetní číselníky. Tabulka ukazuje, co který z našich exportů skutečně zapisuje do souboru:
| Formát | Předkontace | Středisko | Dokladová řada | Další účetní pole |
|---|---|---|---|---|
| ISDOC, ISDOCX, PDF s ISDOC | ne | jen obecný kód¹ | ne | jen sazby a rozpis DPH |
| Peppol (UBL) | ne | jen obecný kód¹ | ne | jen sazby a rozpis DPH |
| Pohoda XML | ano | ano | ano | typ dokladu, forma úhrady, zakázka |
| Money S3 XML | ano | ano | ano | členění DPH, zakázka |
| ABRA Flexi XML | ano | ano | ne | typ dokladu, členění DPH, forma úhrady, zakázka |
| MRP XML | ano | ano | ne | typ dokladu |
| DUEL (ZIP) | ano | ano | ano | skupina DPH, zakázka |
| KASTNER Stereo | druh účtování | ano | ano | typ DPH |
| Účto (TXT) | druh dokladu | ne | ne |
¹ ISDOC a Peppol nemají pro středisko vlastní pole. Kód umíme zapsat do obecného pole (v ISDOC EgovClassifiers, v Peppolu AccountingCost), ale většina účetních programů ho odtud jako středisko nenačte. Spolehlivě středisko přenese jen vlastní formát systému.
Pokud účtujete přes předkontace, je volba formátu to hlavní rozhodnutí při exportu. Univerzální ISDOC vám ušetří přepisování hlavičky a položek, ale zaúčtování necháte na sobě. Vlastní formát systému ušetří obojí.
Podrobněji rozhodnutí rozebírá nápověda Jaký formát exportu zvolit.
Postup: jak dostat předkontaci do exportu
- Vyexportujte si seznam předkontací z účetního programu. V POHODĚ ho najdete v agendě Účetnictví, Předkontace. V ostatních systémech to je obdobný číselník. Pozor, není to účtová osnova.
- Nahrajte seznam k účetní jednotce. V detailu jednotky v Čtení Faktur je karta pro předkontace, zvlášť pro přijaté a zvlášť pro vydané doklady. Postup popisuje návod Nahrát a nastavit předkontace.
- Nahrajte doklady. Vytěžení běží stejně jako jindy, navíc se ke každému dokladu zkusí přiřadit předkontace podle dodavatele a obsahu.
- Zkontrolujte přiřazení u dokladu. Předkontaci u konkrétního dokladu můžete kdykoli přepsat, změna se propíše do exportu.
- Exportujte ve vlastním formátu systému, ne v ISDOC. Teprve tenhle formát předkontaci do souboru zapíše.
- Naimportujte soubor do účetního programu podle návodu pro váš systém.
Na co si dát pozor
Zkratka se páruje textově. Do souboru zapisujeme zkratku předkontace, ne účetní zápis. Účetní program si podle zkratky dohledá svůj záznam v číselníku. Když zkratka v cílovém systému neexistuje, chová se každý program jinak: POHODA doklad naimportuje nezaúčtovaný s předkontací „Nevím“, Money S3 a ABRA Flexi odmítnou celý doklad. Proto je nutné nahrávat reálný export z programu, ne ručně vymyšlený seznam.
Střediska a zakázky musí v cílovém systému existovat. Kód do dokladu jen doplníme, program si ho sám nezaloží. U POHODY navíc doklad projde bez chybové hlášky, jen bez střediska.
Účtová osnova není seznam předkontací. Tohle je nejčastější zádrhel. Když nahrajete čísla účtů (501, 311, 343), program žádnou předkontaci nenajde. Potřebujete číselník předkontací se zkratkami.
Otestujte na jednom dokladu. Než pustíte měsíční dávku, projeďte jeden doklad celou cestou od exportu po import a podívejte se, jak je v programu zaúčtovaný.
Kde najdete návod pro svůj systém
Pro import ve vlastním formátu systému máme návod pro každý podporovaný program:
- Jak importovat faktury do POHODY přes XML
- Jak importovat faktury do Money S3 přes XML
- Jak importovat faktury do ABRA Flexi přes XML
- Jak importovat faktury do DUEL přes XML
- Jak importovat faktury do MRP-K/S
- Jak importovat faktury do MRP Vizuální systém
- Jak importovat faktury do KASTNER Stereo
- Jak importovat faktury do Účto 2000
Pokud váš program v seznamu není, univerzální cestou zůstává ISDOC. Předkontaci pak doplníte v účetnictví.
FAQ
Přenese ISDOC předkontaci?
Ne. ISDOC popisuje obchodní doklad, tedy dodavatele, položky, částky a DPH. Předkontace je interní účetní rozhodnutí odběratele, pro které schéma ISDOC nemá pole. Dokladovou řadu nepřenese a středisko zapíše jen do obecného pole, které většina programů nenačte.
Jaký formát mám zvolit, když účtuji přes předkontace?
Vlastní formát svého účetního systému, tedy Pohoda XML, Money S3 XML, ABRA Flexi XML, MRP XML, DUEL (ZIP), KASTNER Stereo nebo Účto (TXT). Jen tyhle formáty účetní pole do souboru zapíšou.
Proč se doklad naimportoval nezaúčtovaný?
Nejčastěji proto, že zkratka předkontace v cílovém programu neexistuje. Zkontrolujte, jestli je v účetní jednotce nahraný číselník předkontací z programu, ne účtová osnova. Druhý důvod je export v ISDOC místo ve vlastním formátu systému.
Můžu mít jinou předkontaci pro každého dodavatele?
Ano. Předkontace se přiřazuje ke konkrétnímu dokladu a u dokladu ji můžete kdykoli přepsat. Nahrané číselníky jsou vedené zvlášť pro přijaté a vydané doklady.
Přenese se i středisko a zakázka?
Ano, u formátů, které pro ně mají pole (viz tabulka výše). Podmínkou je, že středisko i zakázka už v cílovém systému existují. Kód do dokladu jen doplníme, program si číselník sám nedoplní.
Nemám doklady v XML, co s tím?
Nahrajte PDF faktury nebo účtenky do Čtení Faktur, přiřaďte předkontace a stáhněte si soubor ve formátu svého účetního systému.