Cena za vytěžení dokladu se dá spočítat na koruny, ale odpověď „X korun za doklad“ sama o sobě nic neříká. Rozhodující je, co všechno v té ceně je, jestli se platí i za doklady, které nezpracujete, a s čím to vlastně porovnáváte.
Tenhle článek popisuje, jak model ceny za doklad funguje, jak si spočítat vlastní čísla a na co se ptát u kteréhokoli nástroje, který zvažujete.
Model: jeden doklad, jeden kredit
Princip je jednoduchý. Jeden zpracovaný doklad je jeden kredit. Doklad je faktura, účtenka, paragon nebo bankovní výpis. U vícestránkového bankovního výpisu může být kreditů více a počet vidíte před zpracováním, takže vás nic nepřekvapí na konci měsíce.
Kredity mají dva zdroje:
Měsíční limit z tarifu. Předplatné vám každý měsíc dá pevný počet dokladů. Nevyčerpaný limit se do dalšího měsíce nepřenáší.
Extra kredity dokoupené nad rámec tarifu. Ty platí 12 měsíců a zůstanou vám, i když předplatné zrušíte. Čerpají se až poté, co vyčerpáte měsíční limit, takže vám nemizí zbytečně.
Aktuální ceny a limity jednotlivých tarifů najdete v ceníku na hlavní stránce. Cena za doklad začíná na 3 Kč a u vyšších tarifů je kredit levnější. Detaily čerpání popisuje nápověda Jak fungují kredity a tarify.
Co je v ceně
U ceny za doklad je důležitější, co v ní je, než samotné číslo. U nás v ceně je:
- Všechny exportní formáty. ISDOC, ISDOCX, PDF s vloženým ISDOC, Peppol (UBL) i vlastní formát vašeho systému (Pohoda XML, Money S3 XML, ABRA Flexi XML, MRP XML, DUEL, KASTNER Stereo, Účto). Neplatíte za „konektor“ do konkrétního programu a nepřiplácíte si za to, že klient přejde z jednoho systému na druhý.
- Bankovní výpisy. GPC/ABO i SEPA XML, ze stejného kreditu jako faktury. Není to samostatný produkt se samostatnou cenou.
- Neomezený počet účetních jednotek. Platí se za zpracované doklady, ne za počet klientů.
- Kanály pro sběr dokladů. Vlastní e-mailová adresa pro každou jednotku, sledovaná složka na Google Disku, nahrání mobilem.
- Přístupy pro klienty. Klient, kterého přizvete ke svým jednotkám, nepotřebuje vlastní placený tarif.
- Podpora. Je součástí tarifu, neplatí se za ni zvlášť a neřeší se přes ceníkový balíček.
Co v ceně není
Co si platíte jinde nebo navíc:
- Účetní program. Vytěžování připraví soubor k importu, samotné účetnictví nedělá. Licenci za POHODU, Money S3 nebo ABRA Flexi platíte dál.
- Doklady nad rámec limitu. Když vyčerpáte měsíční limit, dokoupíte extra kredity nebo přejdete na vyšší tarif.
- Vaše kontrola. Vytěžená data se vyplatí projít, zejména u dokladů, které jdou do přiznání. Tenhle čas žádný nástroj neušetří celý.
Žádný zaváděcí poplatek, poplatek za nastavení ani minimální odběr v modelu není. Předplatné je měsíční a jde kdykoli zvýšit, snížit i zrušit jeho obnovení.
Jak si to spočítat
Srovnávat cenu za doklad proti nule nedává smysl, protože ruční přepisování taky něco stojí, jen se to neobjeví na faktuře. Počítejte takhle:
- Změřte, jak dlouho vám trvá přepsat jeden doklad do účetnictví včetně položek a rozpisu DPH. U jednoduché faktury to bývají jednotky minut, u položkové výrazně více.
- Vynásobte počtem dokladů za měsíc.
- Přepočtěte svou hodinovou sazbou. U účetní kanceláře je to sazba, za kterou byste stejný čas fakturovali klientovi.
- Postavte proti tomu cenu za vytěžení téhož počtu dokladů.
- Přičtěte, co se špatně počítá: překlepy v částkách a variabilních symbolech, dohledávání nezaplacených faktur a to, že přepisování dokladů nikdo nedělá rád.
Orientačně: u malého objemu se to zpravidla nevyplatí, od většího objemu se úspora projeví rychle. Přesnou hranici dá jen výpočet s vaší sazbou a typem dokladů.
Na co se ptát u jakéhokoli nástroje
Když porovnáváte nabídky, ptejte se na tohle. Cena za doklad je jen jedno z čísel:
- Účtuje se za nahraný, nebo za úspěšně zpracovaný doklad?
- Propadají nevyčerpané kredity? A platí to i pro dokoupené kredity nad rámec tarifu?
- Je v ceně export do formátu, který reálně potřebuju? Univerzální ISDOC nepřenese předkontaci, viz Předkontace při vytěžení faktury.
- Jsou bankovní výpisy v ceně, nebo zvlášť?
- Platí se za počet uživatelů nebo klientů?
- Je smlouva na dobu určitou, nebo se dá zrušit ze dne na den?
- Je nějaký zaváděcí poplatek nebo poplatek za nastavení?
Podrobný rozbor kritérií nabízí článek Jak vybrat nástroj na vytěžování faktur.
Jak to ověřit bez rizika
Nejspolehlivější způsob, jak zjistit, kolik vás vytěžování bude stát, je vzít reálnou dávku a projet ji. Registrace je zdarma na 20 dokladů měsíčně, což na otestování stačí. Vezměte doklady, se kterými se běžně trápíte, ne ty nejhezčí, a podívejte se, kolik z nich projde bez zásahu.
To číslo, tedy kolik dokladů projde bez ruční opravy, je nakonec důležitější než cena za kus.
FAQ
Kolik stojí vytěžení jedné faktury?
Cena za doklad začíná na 3 Kč a u vyšších tarifů je kredit levnější. Aktuální ceny a měsíční limity najdete v ceníku.
Platí se za fakturu i za bankovní výpis stejně?
Jeden zpracovaný doklad je jeden kredit, ať jde o fakturu, účtenku nebo bankovní výpis. U vícestránkového výpisu může být kreditů více, počet vidíte před zpracováním.
Přenášejí se nevyčerpané kredity do dalšího měsíce?
Měsíční limit z tarifu se nepřenáší a každý měsíc se obnoví. Extra kredity dokoupené nad rámec tarifu platí 12 měsíců a zůstanou vám, i když předplatné zrušíte.
Platí se za každého klienta nebo účetní jednotku zvlášť?
Ne. Platí se za zpracované doklady. Počet účetních jednotek ani přizvaných klientů cenu neovlivňuje a klient nepotřebuje vlastní placený tarif.
Je v ceně export do mého účetního programu?
Ano. Všechny podporované formáty jsou součástí ceny, včetně vlastních formátů jednotlivých systémů. Za export do konkrétního programu se nepřiplácí.
Musím se na něco vázat?
Ne. Předplatné je měsíční a jde kdykoli zvýšit, snížit i zrušit jeho obnovení. Registrace je zdarma na 20 dokladů měsíčně, takže vyzkoušení nic nestojí.
Co se stane, když mi dojdou kredity uprostřed měsíce?
Dokoupíte extra kredity, nebo přejdete na vyšší tarif. Volitelně lze zapnout automatické dobíjení, aby se zpracování nezastavilo.