Účetní kancelář má proti jedné firmě jiný problém. Nejde o to vytěžit fakturu, ale o to udržet pořádek, když faktur je pět tisíc měsíčně, patří padesáti různým klientům, každý klient účtuje v jiném programu a doklady chodí pěti různými kanály.
Tenhle článek popisuje, jak se s tím dá pracovat: co se nastavuje jednou, co pro každého klienta a kdo v tom má co dělat.
Kancelář a účetní jednotka
Základ je oddělit dvě věci, které se snadno pletou:
Kancelář je váš účet. Pod ním visí předplatné, tým a fakturace. Platíte jednou, za celou kancelář.
Účetní jednotka je jeden klient. Každá jednotka má vlastní:
- nastavený účetní systém, takže jeden klient může být na POHODĚ a druhý na Money S3,
- předkontace, střediska, zakázky a číselné řady,
- doklady a bankovní výpisy.
Doklady jedné jednotky se nikdy nemíchají s doklady jiné. Mezi jednotkami se přepínáte vpravo nahoře v aplikaci. Rozdíl detailně popisuje nápověda Kancelář vs. účetní jednotka.
Nastavení klienta tak děláte jednou. Když je hotové, další měsíc už jen nahrajete doklady a exportujete.
Postup: jak nasadit nového klienta
- Založte účetní jednotku. V sekci Účetní jednotky zadáte IČO a údaje se doplní z registru ARES. Návod: Jak přidat účetní jednotku.
- Nastavte účetní systém klienta. Tím se určí, jaké exportní formáty se u jednotky nabídnou. Návod: Nastavit účetní systém u jednotky.
- Pokud klient používá předkontace, nahrajte jejich číselník z programu klienta, zvlášť pro přijaté a vydané doklady. Bez toho doklad doputuje do účetnictví nezaúčtovaný. Návod: Nahrát a nastavit předkontace.
- Doplňte střediska a zakázky, pokud je klient používá. Návody: Nastavit střediska, Nastavit zakázky.
- Ověřte režim DPH. U neplátce nebo identifikované osoby se doklady chovají jinak, viz Neplátce DPH a identifikovaná osoba.
- Zvolte, jak budou doklady chodit. Nahrávání ručně, e-mailem na adresu jednotky, ze sledované složky na Google Disku, nebo klientem přes jeho vlastní přístup.
- Projeďte jeden doklad celou cestou až do účetnictví klienta a podívejte se, jak je zaúčtovaný. Až pak pusťte celou dávku.
Jak k vám doklady dostanou
Sběr dokladů bývá v kanceláři větší práce než samotné zpracování. Cest je několik a dají se kombinovat:
- Vlastní e-mailová adresa pro každou jednotku. Klient (nebo jeho dodavatel) pošle fakturu na adresu své jednotky a doklad se rovnou přiřadí ke správnému klientovi. Nemusíte nic třídit. Návod: Jak nahrávat doklady e-mailem.
- Sledovaná složka na Google Disku. Klient sype doklady do sdílené složky, aplikace si je bere sama. Návod: Sledovaná složka na Google Disku.
- Klientský přístup. Klient se přihlásí a doklady nahraje sám, viz níže.
- Ruční nahrání, včetně vyfocení mobilem a rozdělení více dokladů v jednom PDF.
Když stejný doklad přijde dvakrát, což se u kombinace kanálů stává běžně, aplikace na duplicitu upozorní podle otisku souboru ještě před zpracováním.
Kdo má jaký přístup
V kanceláři pracují dvě různé skupiny lidí a je rozdíl, co má kdo vidět.
Kolega je člen vašeho týmu. Má přístup ke všem účetním jednotkám kanceláře, tedy ke všem klientům. Pozvete ho e-mailem, roli přidělí pozvánka. Návod: Jak pozvat kolegu do týmu.
Klient vidí jen jednotky, které mu výslovně přidělíte. Nevidí ostatní klienty, nedostane se do nastavení jednotek, týmu ani fakturace a nemůže exportovat do účetnictví. Jeho role je nahrávat doklady. Podle vašeho nastavení může nahrané doklady navíc upravovat nebo mazat. Návody: Jak dát přístup klientovi a Práce s klientským přístupem (ten pošlete rovnou klientovi).
Klient nepotřebuje vlastní placený tarif, pozvánku přijme zdarma. Správa týmu i klientských přístupů je součástí tarifu Účetní.
V provozu přestanete být sběrnou dokladů. Klient nahrává průběžně, vy zpracováváte a nikdo nemusí na konci měsíce prohledávat e-mailovou schránku.
Export do systému klienta
Každá jednotka má svůj účetní systém, takže exportujete rovnou v tom, co klient používá. Když klient účtuje přes předkontace, použijte vlastní formát jeho systému, ne univerzální ISDOC. Který formát co přenese, rozebírá článek Předkontace při vytěžení faktury.
Pár věcí, které se v kanceláři hodí:
- Řazení dokladů v exportu nastavíte pro každou jednotku, zvlášť pro vydané a přijaté. Doklady pak v účetnictví klienta naskočí v pořadí, na které je zvyklý.
- Číslování dokladů pro POHODU řeší, jestli číslo dokladu přebírá POHODA ze své řady, nebo jde z exportu.
- Podrobnost položek v exportu umí doklad shrnout na jeden řádek za sazbu DPH. U klientů, kde nemá smysl vést padesát položek z jedné faktury, to ušetří práci na obou stranách.
- PDF přílohy k faktuře připojí k dokladu originál, takže ho v účetnictví klienta má účetní hned po ruce.
Bankovní výpisy klientů
Výpisy jsou v kanceláři samostatná kapitola. Klienti je posílají v PDF, protože je to jediné, co umí stáhnout, a přístup do jejich bankovnictví nemáte. Vytěžení PDF výpisu do GPC/ABO tenhle problém řeší bez toho, abyste po klientovi museli chtít konkrétní formát. Podrobně v článku Faktury i bankovní výpisy na jednom místě.
Na co si dát pozor
Nastavení klienta udělejte pořádně hned. Čas, který ušetříte tím, že přeskočíte předkontace, zaplatíte každý měsíc ručním dotahováním v účetnictví.
Jeden zkušební doklad na klienta. Než pustíte dávku, projděte jeden doklad až do účetnictví. Chyba v číselníku se projeví okamžitě a levně.
Pohlídejte, kdo co vidí. Kolega vidí všechny klienty. Když má někdo pracovat jen na části portfolia, je na místě zvážit, jestli mu stačí klientský přístup k vybraným jednotkám.
Doklady nahrávejte průběžně. Vytěžení šetří přepisování, ale nezmenší hromadu, která přijde 25. dne v měsíci.
FAQ
Jak se v aplikaci oddělí doklady jednotlivých klientů?
Každý klient je samostatná účetní jednotka s vlastními doklady, výpisy, předkontacemi a nastaveným účetním systémem. Doklady jedné jednotky se nikdy nemíchají s doklady jiné, přepínáte se mezi nimi vpravo nahoře.
Můžou mít klienti různé účetní programy?
Ano. Účetní systém se nastavuje u každé jednotky zvlášť, takže jeden klient může být na POHODĚ, druhý na Money S3 a třetí na ABRA Flexi. Exportní formáty se pak nabídnou podle toho.
Může klient nahrávat doklady sám?
Ano, přes klientský přístup. Vidí jen jednotky, které mu přidělíte, a může nahrávat doklady. Export do účetnictví, stahování originálů ani nastavení mu zůstanou nepřístupné. Vlastní placený tarif klient nepotřebuje.
Jaký je rozdíl mezi rolí Kolega a Klient?
Kolega je člen vaší kanceláře a má přístup ke všem účetním jednotkám. Klient vidí jen jednotky, které mu výslovně přidělíte, a nedostane se do nastavení, týmu ani fakturace.
Platí se za každého klienta zvlášť?
Ne. Platí se za zpracované doklady, ne za počet účetních jednotek nebo přizvaných klientů. Model popisuje článek Kolik stojí vytěžení faktury.
Zvládne to i výpisy, které klienti posílají v PDF?
Ano. PDF výpis z jakékoli české banky se vytěží do GPC/ABO, u cizoměnových a IBAN účtů do SEPA XML. Nepotřebujete přístup do bankovnictví klienta.