Vyberete jednu složku na Google Disku a my ji hlídáme. Soubory, které do ní přidáte, se samy načtou a zpracují. Nemusíte je nahrávat ručně.

Pořadí je důležité. Složku nejdříve sdílejte s naším účtem, teprve potom ji v aplikaci vyberte. Nesdílenou složku vybrat nejde, výběr skončí chybou.

Postup krok za krokem

Zkopírujte adresu našeho účtu. V detailu jednotky najděte kartu Sledovaná složka na Google Disku. Je na ní adresa účtu, se kterým budete složku sdílet. Zkopírujte ji tlačítkem vedle.

Screenshot: Karta Sledovaná složka na Google Disku s adresou servisního účtu
Sdílejte složku na Google Disku. Otevřete Google Disk, klikněte na složku pravým tlačítkem a zvolte Sdílet. Vložte zkopírovanou adresu a nastavte jí oprávnění Čtenář. Potvrďte.
Vyberte složku v aplikaci. Vraťte se do aplikace a klikněte na Vybrat sledovanou složku. Ve výběru najděte tu složku, kterou jste právě sdíleli. Jakmile ji vyberete, začneme ji hlídat, kontrolujeme ji průběžně a nemusíte čekat u obrazovky.

Screenshot: Nastavená sledovaná složka

Připojená složka je vždy aktivní. Až budete chtít hlídání zastavit, složku na kartě odpojíte.

Podsložky

Ve výchozím nastavení bereme jen soubory přímo ve sledované složce. Podsložky necháváme být.

Přepínač Procházet i podsložky to změní. Projdeme i podsložky, takže se zpracují i soubory, které tam už máte z dřívějška. Za každý zpracovaný doklad se odečte kredit.

Než podsložky zapnete, podívejte se, kolik dokladů v nich je. Když tam máte archiv za celý rok, zpracuje se celý a kredity se odečtou za všechny doklady.

Přesun zpracovaných souborů

Přepínač Po zpracování přesunout do jiné složky (ve výchozím stavu vypnutý) vám ve sledované složce udrží pořádek. Co zpracujeme, přesuneme jinam, takže ve sledované složce zůstávají jen doklady, které na zpracování teprve čekají.

Přesouvání je zápis na váš Disk, takže potřebujeme vyšší oprávnění:

Sledovanou i cílovou složku sdílejte jako Editor, ne jako Čtenář.
Cílová složka musí být mimo sledovanou složku, ne v ní.
Soubory se přesouvají na jedno místo. Pokud načteme doklad z podsložky, v cílové složce skončí přímo v ní, ne ve stejné struktuře podsložek.

Historie načtených souborů

Pod nastavením je Historie načtených souborů s počtem převzatých souborů. Po rozbalení uvidíte, co jsme ze složky vzali, kdy a jestli se to podařilo zpracovat.

Kredity

Za každý zpracovaný doklad se odečte jeden kredit, stejně jako při nahrání z webu nebo e-mailem.

Když kredity dojdou, soubory ve složce zůstanou a nic se nepřeskočí. Napíšeme vám e-mail a po dobití kreditů je zpracujeme při další kontrole složky.

Když to nefunguje

Složka není sdílená s naším účtem. Nejčastější příčina. Zkontrolujte na Google Disku, že u složky opravdu vidíte adresu našeho účtu s oprávněním Čtenář (nebo Editor, pokud přesouváte).
Tuto složku už sleduje jiná účetní jednotka. Jedna složka patří vždy jen jedné jednotce. Vyberte jinou složku, nebo ji u druhé jednotky odpojte.
Soubor se nezpracoval podruhé. Každý soubor bereme jen jednou. Když ho do složky vrátíte znovu, přeskočíme ho.

Hotovo

Doklady vhozené do složky se zpracují samy.

Související: Jak propojit Google Disk · Jak nahrávat doklady e-mailem

Sledovaná složka na Google Disku