Zakázka je samostatná dimenze pro sledování projektů. Doklad se k zakázce přiřadí a kód se přenese do exportu (Pohoda, Money S3, ABRA Flexi, Vario). Hodí se hlavně ve stavebnictví a u projektových firem.
Postup krok za krokem
-
Zadejte číselník zakázek. V detailu jednotky otevřete kartu Zakázky (zobrazí se, až když u jednotky vyberete Pohodu, Money S3, ABRA Flexi nebo Vario) a zadejte kódy zakázek. Kód opište přesně z číselníku svého programu: v Pohodě je to pole Číslo v agendě Fakturace, Zakázky a obvykle ho generuje číselná řada (např. 26Zak00003), v Money S3 a ABRA Flexi je to zkratka zakázky (např. ZAK01), ve Variu zakázka není číselník, ale doklad v agendě Zakázky, takže kódem je jeho číslo (např. ZAK-2026-00003). Celý číselník nahrajete najednou přes Import ze souboru (tlačítko u záložek): vyexportujete seznam zakázek ze svého programu (CSV, XML, XLSX, PDF nebo foto) a aplikace z něj kódy a názvy vytáhne sama. Import spotřebuje 1 kredit.
Screenshot: Karta Zakázky v detailu jednotky s číselníkem a výběrem postupu -
Vyberte postup. Pod seznamem je pole Když nesedí žádné pravidlo se čtyřmi možnostmi: nepřiřazovat automaticky, podle kódu v textu dokladu, nechat určit aplikaci podle obsahu dokladu, nebo obojí za sebou. Nový číselník začíná na Podle kódu v textu dokladu; určení aplikací si zapněte, až budete chtít doplňovat i doklady bez kódu. Kód se hledá v poznámce, čísle objednávky, čísle smlouvy a v názvech položek. Na záložce Pravidla přidáte pravidla podle IČO dodavatele, města nebo PSČ dodací adresy, čísla objednávky či smlouvy. Pravidlo má přednost vždy.
-
Vyplňte, kdy zakázku použít (nepovinné). Když hodnotu může určit aplikace, jmenuje se třetí sloupec Kdy použít a aplikace z něj čte prvních 80 znaků. Napište sem názvy projektu nebo označení, která dodavatelé píšou na doklady. U možností Nepřiřazovat automaticky a Podle kódu v textu dokladu se sloupec jmenuje Popis, aplikace ho nečte a slouží jen vám při ručním výběru v detailu dokladu.
-
Zkontrolujte u dokladu. V detailu faktury zakázku uvidíte a můžete ji ručně změnit. Ikonka vedle nadpisu řekne, odkud se hodnota vzala: pravidlo, shoda kódu, určila aplikace, nebo ručně. V exportu se zapíše jako Pohoda
<inv:contract>, Money S3<Zakazka>, ABRA<zakazka>, Vario<Zakazka>na řádku dokladu.
Kód zakázky musí ve vašem účetním programu existovat dřív, než doklad naimportujete. Čtení Faktur novou zakázku do jeho číselníku nepřidá. Než budete exportovat poprvé, porovnejte proto kódy na kartě Zakázky s číselníkem programu.
Když kód v číselníku není
| Program | Co se stane při importu | Nejvyšší délka kódu |
|---|---|---|
| Pohoda | doklad naimportuje bez zakázky, upozorní jen v protokolu importu | 19 znaků |
| Money S3 | odmítne celý doklad | 10 znaků |
| ABRA Flexi | odmítne celý doklad | 20 znaků |
| Vario | kód uloží tak, jak přišel, i když takovou zakázku nezná | 30 znaků |
Chybu spravíte tak, že zakázku doplníte do číselníku programu nebo kód opravíte ve Čtení Faktur, a pak stáhnete nový export. U Varia se překlepu nevšimnete při importu, ale až při zaúčtování, tam si tedy kód zkontrolujte obzvlášť. Zakázka se přenáší jen v XML exportu vašeho programu, formát ISDOC pro ni pole nemá.
Zakázka, nebo středisko?
Středisko obvykle značí provozovnu nebo pobočku, zakázka konkrétní projekt či stavbu. Vedle nich je ještě třetí osa, činnost, tedy v jakém režimu doklad vznikl, typicky hlavní versus hospodářská činnost u spolků a neziskovek. Všechny tři fungují samostatně a lze je na dokladu vyplnit zároveň.
Hotovo
Doklady se v cílovém programu přiřadí ke správné zakázce a náklady projektu se dají snadno sledovat.
Související: Jak nastavit střediska pro export · Jak nastavit činnosti pro export · Jaký formát exportu zvolit