Klient poslal fotky přes WhatsApp a v aplikaci nejsou. Nejčastěji jde o jednu ze tří věcí: číslo není potvrzené, klient neodpověděl na dotaz, nebo posílal z jiného čísla, než máte přidané.
Nejrychlejší cesta ke správné odpovědi vede přes klientův telefon. Každá fotka, kterou zpracujeme, dostane v jeho chatu reakci: ✅ uložili jsme ji, ⚠️ část účtenek z ní se neuložila, nebo se nepřečetla, ❌ neuložili jsme ji. Fotka bez reakce stav neprozradí: může čekat ve frontě, ale taky může být uložená a reakce se u větší dávky nevešla do limitu, kolik zpráv za sebou WhatsApp pustí. Zeptejte se klienta, co u té konkrétní fotky vidí, a pak projděte body níž.
Stav čísla najdete na kartě Doklady přes WhatsApp v detailu účetní jednotky. Číslo bez značky je potvrzené.
U čísla svítí „čeká na potvrzení“
Dokud klient párování nepotvrdí tlačítkem ve WhatsAppu, nic se nezpracuje.
Dotaz mu přijde až po první zprávě, kterou pošle, ne hned po přidání čísla. Když ho přehlédl, stačí, aby poslal cokoli znovu; dotaz se po deseti minutách zopakuje. Odpovědět jde jen ťuknutím na tlačítko, napsané „ano“ párování nepotvrdí.
Odložené doklady čekají 24 hodin a pak se smažou i s fotkami. Když klient potvrdí později, dávka už tam nebude a bude ji muset poslat znovu.
U čísla svítí „odmítnuto“
Klient ťukl na Ne. Doklady, které do té doby poslal, jsme smazali a další už z jeho čísla nepřijmeme.
Sám to vzít zpět nemůže, bez vašeho zásahu mu dotaz podruhé nepřijde. Přidejte číslo na kartě znovu, tím se vrátí do stavu čeká na potvrzení a my se klienta zeptáme ještě jednou, až nám příště napíše. Odebírat ho košem předtím není potřeba. Než číslo přidáte, domluvte se s klientem: odmítnutí bývá tím, že dotaz přišel z čísla, které nečekal.
Číslo v seznamu vůbec není
Ověřte, z jakého čísla klient posílal. Přidané číslo musí sedět přesně, včetně předvolby. Zahraniční číslo klienta se s českým tvarem nepotká.
Klient, jehož číslo nemáme, dostane odpověď, že číslo není spárované se žádnou účetní kanceláří. Když tvrdí, že mu nepřišlo nic, posílal nejspíš na jiné číslo, než na které má.
Nejde přidat číslo
Jedno číslo patří vždy jen jedné účetní kanceláři. Když ho drží někdo jiný, přidání neprojde. Uvolní ho jen ta kancelář, která si ho zapsala.
Přidat totéž číslo k více účetním jednotkám uvnitř vaší kanceláře jde běžně, právě proto se pak klienta ptáme, do které firmy doklady patří.
Kanceláři došly kredity
Doklady zůstanou ve frontě a zpracujeme je sami, jakmile kredity dobijete. Klientovi přijde jedna zpráva, že se doklady teď nedaří zpracovat, a ať dá vědět do kanceláře. Fronta ale drží jen 24 hodin, takže když se dobití protáhne, bude muset doklady poslat znovu.
Klientovi přišel dotaz na firmu a doklady stojí
Dokud si klient nevybere firmu, doklady leží. Ťuknutí na starý dotaz z historie chatu nepomůže: přijímáme jen odpověď na dotaz, který jsme položili k téhle dávce. Klientovi to napíšeme, ať netuší, proč se nic neděje. Když pošle doklad znovu, dotaz přijde čerstvý a bude citovat fotku, ke které patří.
Když se firma v seznamu nenajde (máte jich více než deset), klient může napsat část názvu. Na odpověď Takovou firmu v seznamu nemáme zkuste s ním jiný kus názvu nebo IČO.
Přišla jen část dokladů z jedné fotky
Na fotce bylo více účtenek vedle sebe a část se neuložila, nebo se nepřečetla. Klient u té fotky vidí ⚠️ a přijde mu zpráva, která říká, co se stalo.
- Došly kredity. Uložilo se, na co kredity stačily. Dobijte je a nechte klienta chybějící účtenky vyfotit znovu, každou zvlášť. Poslat tutéž fotku podruhé nepomůže, odmítneme ji jako už uložený doklad.
- Účtenka nebyla čitelná. Ať ji klient vyfotí znovu celou a ostře, ideálně samostatně.
Doklad je v aplikaci, ale u něj je jméno účetní
Tak to má být. Klient u nás účet nemá, takže se doklad připíše účetní, která číslo přidala. Že přišel přes WhatsApp, poznáte v detailu podle Nahráno: přes WhatsApp.
Co dál
Projděte kartu Doklady přes WhatsApp v detailu jednotky a podívejte se na stav čísla. Když je bez značky a klient přesto nic neposlal do aplikace, nechte ho poslat jeden doklad znovu a sledujte, co mu přijde za odpověď.
Související: Jak nahrávat doklady přes WhatsApp · Jak nahrávat doklady e-mailem