Jak naimportovat fakturu do Varia

6 min čteníVarioAktualizováno 22. srpna 2026

Doklad do Varia (Seyfor, dřív Altus) dostanete dvěma cestami. Vario XML je vlastní formát Varia, který nese hlavičku, položky i údaje pro zaúčtování, tedy předkontaci, středisko a zakázku, a funguje pro přijaté i vydané doklady. ISDOC je univerzální cesta, kterou ale Vario umí načíst jen u přijatých dokladů a po jednom souboru. Předpoklad: máte nahraný a zkontrolovaný doklad.

Export Vario XML vyžaduje založenou a vybranou účetní jednotku. Dokud žádnou nevyberete vpravo nahoře, nabídka Exportovat položku Vario XML vůbec neukáže. Místo formátů rovnou napoví, co chybí: jestli účetní jednotku teprve založit, nebo ji jen vybrat v přepínači vpravo nahoře. Aby se přenesly i předkontace, nastavte u jednotky účetní systém Vario (Seyfor). Bez toho se karta Vario u jednotky nezobrazí.

Než začnete: nastavení účetní jednotky

Karta Vario u účetní jednotky je krátká schválně. Cílovou knihu vybíráte přímo v průvodci importem ve Variu a členění DPH si Vario u běžného dokladu doplní samo podle sazby řádku a místa plnění, takže ani jedno nenastavujete. Zbývá:

  • Předkontace, seznam názvů z číselníku Varia. Ve Variu je předkontace název, ne dvojice zkratka a název, takže vyplňujete jen první sloupec a druhý si doplníme sami. Viz Nahrát a nastavit předkontace.
  • Členění DPH pro přenesenou daňovou povinnost, zvlášť pro přijaté a vydané faktury. Tady si Vario neporadí: ze sazby by mu vyšlo běžné zdanitelné plnění a doklad by spadl do špatného řádku přiznání. Prázdné pole znamená, že použijeme název z čisté instalace Varia (RCH tuzemsko a Přenesená DPH), takže pokud jste si členění nepojmenovali po svém, nevyplňujete nic.
  • Členění DPH pro pořízení z EU, jen u identifikované osoby. Viz Neplátce DPH a identifikovaná osoba.
  • Volitelně střediska a zakázky, viz Nastavit střediska a Nastavit zakázky.

Konkrétní předkontaci pak u dokladu vyberete v detailu v sekci Předkontace a typ dokladu.

Ve Variu je předkontace název, ne zkratka (například Nákup zboží), a je vázaná na knihu. Vypište je přesně tak, jak je vidíte v agendě Účetnictví. Zakázka není číselník, ale doklad v agendě Zakázky, takže jejím kódem je číslo dokladu (například ZAK-2026-00001).

Export z Čtení Faktur

  1. Vyberte účetní jednotku. Vpravo nahoře zvolte jednotku s nastaveným Variem.

    Screenshot: Přepínač účetní jednotky v aplikaci

  2. Vyexportujte Vario XML. V tabulce Doklady zaškrtněte doklady, klikněte na Exportovat (N), kde N je počet zaškrtnutých dokladů, a zvolte Vario XML. Totéž najdete i v detailu dokladu.

    Screenshot: Nabídka Exportovat s formáty

  3. Zkontrolujte, co se stáhlo. Když jsou v dávce jen přijaté nebo jen vydané doklady, stáhne se jedno XML. Když jsou obojí, stáhne se ZIP se dvěma soubory, *.vario-prijate.xml a *.vario-vydane.xml. Průvodce importem ve Variu totiž pracuje vždy jen s jednou agendou.

Import do Varia

  1. Otevřete agendu Přijaté doklady, nebo Vydané doklady, podle toho, který soubor importujete.

  2. Přejděte na kartu Externí data v horním pásu karet a klikněte na Import dat.

  3. Vyberte formát. Rozbalte Více možností a zvolte „Vario XML doklady“. Do pole Soubor zadejte cestu ke staženému XML a potvrďte OK.

    Screenshot: Dialog Import dat ve Variu s vybraným formátem Vario XML doklady

  4. Vario potvrdí formát. V prvním kroku průvodce se objeví hláška „Zvolený soubor obsahuje export dokladů Varia“. Pokračujte tlačítkem Další.

    Screenshot: První krok průvodce importem s potvrzením, že soubor obsahuje export dokladů Varia

  5. Zkontrolujte seznam dokladů. Ve druhém kroku uvidíte, co se bude importovat. Vše je zaškrtnuté, případný doklad navíc odškrtněte. Sloupec Kniha je prázdný schválně, knihu vyberete v dalším kroku.

    Screenshot: Krok průvodce se seznamem dokladů k importu

  6. Nastavte cíl importu. V poli Cílová kniha vyberte knihu, do které doklady patří. Vario předvyplní tu, kterou máte právě otevřenou, a volba platí pro celou dávku najednou. Výchozí záznam nechte na <Převzít typ dokladu>. Zaškrtávátko Převzít číslo dokladu rozhoduje o číslování, viz poznámka níž.

    Screenshot: Krok Nastavení importu s volbou agendy, cílové knihy a převzetí čísla dokladu

  7. Klikněte na Dokončit a doklad zkontrolujte. Ověřte dodavatele, částky, sazby DPH, datumy a variabilní symbol.

Číslo dokladu. S nezaškrtnutým Převzít číslo dokladu přidělí Vario číslo ze své číselné řady. To se hodí u přijatých faktur, kde má číslo dodavatele stejně vlastní pole. U vydaných faktur zaškrtávátko zapněte, ať doklad ve Variu ponese vaše původní číslo. Vario pak zároveň pozná opakovaný import: doklad se stejným číslem znovu nenačte a řekne, že všechny doklady už existují.

Co která cesta přenese

Vario XML přenese navíc oproti ISDOC:

  • Vydané faktury. ISDOC umí Vario naimportovat jen v agendě Přijaté doklady, u vydaných ho nabízí pouze jako export.
  • Více dokladů najednou. Import ISDOC ve Variu bere jeden soubor, Vario XML jich unese celou dávku.
  • Předkontaci, středisko a zakázku. Všechny tři jdou ve Variu na řádek dokladu, středisko navíc i na hlavičku.
  • Přenesenou daňovou povinnost a pořízení z EU ve tvaru, kterému Vario rozumí, tedy se samostatným řádkem samovyměřené daně.

ISDOC přenese navíc oproti Vario XML:

  • Nic podstatného. Vario XML nese hlavičku, položky i adresu protistrany. ISDOC dává smysl jen tehdy, když nechcete řešit číselníky, nebo když doklad posíláte někam mimo Vario.

Na co si dát pozor

  • Názvy musí ve Variu existovat. Předkontace, členění DPH, středisko i zakázka se posílají jako názvy, které Vario dohledá ve svých číselnících. Předkontaci si Vario neověřuje, uloží i název, který v číselníku není, a překlep se projeví až při zaúčtování. Proto je do aplikace radši kopírujte přímo z Varia, ne zpaměti.
  • Členění DPH si Vario porovnává se sazbou řádku. Když kombinace nedává smysl, tiše ji přepíše. Proto ho u běžných dokladů vůbec neposíláme a necháme volbu na Variu, které navíc rozlišuje místo plnění, takže osvobozené dodání do EU zařadí správně. Výjimkou je přenesená daňová povinnost a pořízení z EU: tam posíláme tvar, který Vario používá samo, tedy řádek zboží bez daně a samostatný řádek DPH na vstupu se sazbou. Ten se nezapočítává do částky dokladu, takže dodavateli zaplatíte základ a daň si samovyměříte.
  • Zaokrouhlený doklad má ve Variu řádek navíc. Když se faktura zaokrouhluje na celé koruny, přibude poslední položka Zaokrouhlení s nulovou daní a s předkontací Zaokrouhlení. Tak to dělá Vario samo a je to jediná cesta, jak částku dostat na haléř přesně: hlavičkové zaokrouhlení Vario při importu zahodí. Pokud máte předkontaci pro zaokrouhlení pojmenovanou jinak, srovnejte ji u dokladu po importu.
  • Zahraniční dodavatel bez IČO. Do zkratky firmy mu posíláme jeho DIČ, aby se další doklady téhož dodavatele navázaly na tutéž firmu v Adresáři.
  • Cizí měna. Vario drží částky v korunách i v měně dokladu. Když u dokladu chybí kurz, upozorníme na to při exportu, doplňte ho v detailu faktury.
  • Vario vyžaduje SQL Server. Týká se to Varia 14 a novějších, ne našeho exportu, ale je dobré to vědět, když firmu ve Variu teprve zakládáte.
  • Původní PDF. Vario XML přílohy nenese, sken nebo PDF si k dokladu ve Variu připojte ručně.

Časté problémy

Doklad se naimportoval s nulovou částkou. Řádek nesl členění DPH, které Variu nesedělo k sazbě toho řádku, a Vario ho z částky dokladu vyřadilo. U dokladu v přenesené daňové povinnosti zkontrolujte na kartě Vario u účetní jednotky, že názvy členění odpovídají agendě Zdanitelná plnění ve vašem Variu.

Vario hlásí „Záznam nelze aktualizovat, protože neexistuje související záznam v tabulce Firmy“. Import spadl na dokladu, jehož protistranu Vario nedohledalo v Adresáři. Průvodce se vrátí zpátky, ale v datech po něm může zůstat rozpracovaný doklad s nulovou částkou, tak dávku po opakovaném importu projděte.

Vario hlásí, že žádné nové doklady nejsou. Zaškrtli jste Převzít číslo dokladu a doklady se stejným číslem už v datech jsou. Buď je ve Variu smažte, nebo zaškrtávátko vypněte a nechte Vario přidělit nové číslo.

Doklad má předkontaci, ale nejde zaúčtovat. Vario název předkontace při importu neověřuje, uloží ho tak, jak přišel, takže překlep i předkontace vedená u jiné knihy projdou a narazíte na ně až při zaúčtování. Předkontace jsou ve Variu vázané na knihu, srovnejte je podle té, do které importujete.

Faktura v cizí měně se zaúčtovala v korunách. Doklad neměl vyplněný kurz ani tištěné korunové částky, ze kterých bychom kurz odvodili. Doplňte kurz v detailu faktury a exportujte znovu. Když při exportu naopak hlásíme, že tištěný základ neodpovídá kurzu, má doklad obojí a navzájem si to neodpovídá; zkontrolujte kurz, protože hlavička odejde podle tištěné částky, ale řádky podle kurzu.

Doklad se naimportoval v nižší částce, než jaká je na faktuře. Vario si celkovou částku přepočítá ze součtu položek a hlavičku dokladu zahodí, takže když se z faktury nevytěžily všechny řádky, zaúčtuje se součet těch vytěžených. Při exportu na to upozorňujeme hláškou součet položek nesedí na celkovou částku dokladu; doplňte chybějící řádky v detailu faktury a exportujte znovu.

Hotovo

Doklad je ve Variu v agendě Přijaté, respektive Vydané doklady, včetně položek, předkontace, střediska a zakázky.

Související: Jaký formát exportu zvolit · Podporované účetní programy · Co je ISDOC

Zpět na Nápovědu