Kdo inkasuje přes platební bránu, nemá bankovní výpis, má transakční sestavu z brány. Stáhněte ji jako CSV a nahrajte mezi bankovní výpisy stejně jako PDF.
Které brány umíme
Rozpoznáme sestavy z PayPalu, Stripe, Revolutu a Wise. Poskytovatele poznáme sami podle sloupců v souboru, nikde ho nevybíráte.
Sestavu čteme přímo, bez AI, takže zpracování trvá zlomek toho co u PDF. Pouští ho ale stejná fronta, výpis se tedy objeví krátce po dokončení nahrávání.
Comgate a GoPay nahrávat nemusíte. Obě brány vydávají výpis rovnou ve formátu ABO (GPC), který účetní program načte bez nás. Najdete ho ve svém klientském portálu brány.
Jak sestavu stáhnout
V portálu brány najděte stažení výpisu nebo sestavy transakcí, zvolte období a jako formát CSV. Konkrétně hledejte:
- PayPal: export aktivity za zvolené období, se všemi transakcemi.
- Stripe: položkovou sestavu zůstatku („Balance change from activity"), ne souhrn.
- Revolut a Wise: výpis z účtu, u formátu přepněte PDF na CSV.
Nechte zaškrtnuté všechny výchozí sloupce. Sloupce navíc nevadí, chybějící ano. Jeden soubor zvládne do 20 000 řádků; při větším objemu stáhněte sestavu po kratších obdobích. Soubor nahrajte tak, jak vám ho brána dala. Když ho otevřete a uložíte v Excelu, přepíšou se formáty data podle nastavení počítače, sestava pak může mít data ve dvou různých tvarech a my ji odmítneme.
PayPal pojmenovává sloupce podle jazyka účtu. Pokud sestavu nerozpoznáme, přepněte si v PayPalu jazyk na angličtinu a stáhněte ji znovu.
Co se s daty stane
- Poplatky brány zapíšeme jako samostatné transakce, aby seděl průběžný zůstatek a účetní je mohl zaúčtovat zvlášť.
- Více měn v jednom souboru rozdělíme na samostatné výpisy, jeden na každou měnu. Jeden výpis je vždy v jedné měně.
- Více účtů v jednom souboru (typicky Revolut Business, kde sestava pokrývá všechny účty) rozdělíme také, jeden výpis na každý účet. Každý účet má vlastní průběžný zůstatek, sloučit je do jednoho výpisu by nešlo.
- Řádky, které nejde přečíst (nemají čitelné datum, částku nebo měnu) do výpisu nezahrneme, ale napíšeme, kolik jich bylo, ať si je můžete zkontrolovat v původní sestavě.
- Nedokončené transakce do výpisu nepatří, vynecháme je všude, kde sestava stav uvádí: PayPal ve sloupci Status, Revolut ve sloupci State. Sestavy ze Stripe a z Wise obsahují rovnou jen dokončené pohyby.
- Zůstatky dopočítáme, pokud je sestava uvádí. Sestava ze Stripe průběžný zůstatek nemá, počáteční a konečný zůstatek proto zůstanou nulové. Není to zůstatek účtu, jen údaj, který sestava neobsahuje.
- Číslo transakce brány zapíšeme jako číslo dokladu. Formát GPC (ABO) má na něj jen 13 znaků, brány používají delší, takže u každé transakce uvidíte poznámku o zkrácení. Variabilní symbol, přes který se páruje nejčastěji, se nezkracuje. Vzniká ale jen tam, kde brána u transakce uvádí čistě číselnou referenci, u ostatních řádků výpis žádný nemá.
Doplňte číslo účtu
Platební brána není banka a číslo bankovního účtu na sestavu netiskne. Export do GPC a SEPA XML se proto zastaví, dokud ho nedoplníte. CSV export účet nepotřebuje. Takový výpis poznáte podle štítku Doplnit účet, v seznamu i v detailu výpisu.
Klikněte na kterýkoli Doplnit účet, ať už na štítek nebo na tlačítko. Otevře se detail výpisu rovnou s kurzorem v poli pro číslo účtu, takže stačí vepsat IBAN účtu, na který vám brána peníze posílá, a dát Uložit. Pak export zopakujte. Stejný postup platí i pro výpisy z peněženek, viz Cizoměnové výpisy a kdy použít SEPA XML.
Hromadný export počká: dokud je mezi vybranými výpisy jeden bez čísla účtu, jsou GPC i SEPA XML v nabídce neaktivní, protože by neprošel celý výběr. CSV zůstává dostupné, číslo účtu nepotřebuje.
Účet doplní jen ten, kdo má oprávnění Upravovat a mazat doklady. Komu ho účetní nezapnula, vidí tlačítko neaktivní a musí ji o doplnění požádat.
Jaký formát exportovat
U bran vychází nejlépe SEPA XML (camt.053), protože stojí na IBANu. GPC potřebuje české číslo účtu a kód banky, takže ho použijte jen tehdy, když do výpisu vyplníte české číslo účtu.
Když sestavu nerozpoznáme
Nahrajte soubor přesně tak, jak ho brána vydala, bez úprav v tabulkovém editoru. Přeuložení z Excelu často přepíše oddělovače i názvy sloupců. Když soubor někdo ručně upravoval a zůstala v něm neuzavřená uvozovka, odmítneme ho celý. Zbytek souboru by se totiž tiše vešel do jedné buňky, výpis by vypadal kompletní a chyběly by v něm transakce. U Comgate a GoPay si stáhněte jejich vlastní výpis ve formátu ABO (GPC), u ostatních bran zatím nahrajte PDF výpis.
Související: Cizoměnové výpisy a kdy použít SEPA XML · Jak vyexportovat GPC · Párování plateb s doklady