Nahrání faktur z Pohoda XML

Kromě PDF a fotek přijmeme také faktury ve formátu Pohoda XML. Hodí se, když faktury dostáváte z e-shopu nebo od klienta, který účtuje v Pohodě, a potřebujete je dostat do jiného programu, třeba do ABRA Flexi nebo Money S3.

V takovém souboru je každá částka, sazba i IČO samostatný údaj, takže ho čteme přesně, ne odhadem z obrázku. Nepouštíme na něj AI, takže je zpracování hotové skoro hned.

Jak poznáte, že máte správný soubor

Soubor má příponu .xml. Když ho otevřete v Poznámkovém bloku, hned na začátku uvidíte:

• značku <dat:dataPack nebo <rsp:responsePack,
• adresu stormware.cz/schema v deklaraci jmenných prostorů,
• a dále v souboru značku <inv:invoice, což je jedna faktura.

Na názvu souboru ani na verzi Pohody nezáleží. Poznáme obojí: balík připravený k importu, který vyrábějí e-shopy a jiné účetní programy, i export z Pohody samotné.

Nejrychlejší zkouška je soubor nahrát. Pokud z něj doklad udělat neumíme, napíšeme proč a kredit se za něj nestrhne.

Jeden soubor, více faktur

Export z Pohody bývá za celé období, takže v jednom souboru přijde klidně třicet faktur. Rozdělíme je na samostatné doklady, jednu fakturu na jeden doklad:

• Deset faktur stojí jeden kredit. Soubor s 29 fakturami je 29 dokladů za 3 kredity. Počítáme po započatých desítkách, takže i soubor se třemi fakturami stojí jeden kredit.
• Než odečteme víc než jeden kredit, zeptáme se a řekneme počet dokladů i kreditů. Dávka do deseti faktur se nahraje rovnou, stojí totiž tolik co jeden nahraný doklad.
• V tabulce doklady poznáte podle stejného názvu souboru, rozliší je číslo faktury.
• V detailu dokladu je nahoře poznámka Jedna faktura z nahraného souboru a tlačítko Zobrazit originál, kterým otevřete nahraný soubor.

Sazba se počítá z počtu faktur uvnitř jednoho souboru. V ISDOCu je faktura vždycky jedna, takže ten stojí jeden kredit jako každý jiný doklad. Nižší sazba u XML stojí na tom, že doklad v něm nemusíme vytěžovat z obrázku, a stojí nás tedy zlomek toho co PDF.

Najednou zpracujeme nejvýše 500 faktur v jednom souboru. Větší soubor odmítneme celý a řekneme, kolik faktur v něm je. Rozdělte export po obdobích a nahrajte ho po částech.

Co z faktury přečteme

• Hlavička: číslo dokladu, datum vystavení, splatnosti i zdanitelného plnění, variabilní a konstantní symbol, forma úhrady, číslo objednávky a poznámka.
• Dodavatel a odběratel včetně IČO, DIČ a adresy, bankovní účet.
• Položky včetně slev, sazeb DPH, rozpisu DPH, součtů a zaokrouhlení.
• Cizí měna: měnu přebíráme z faktury. Když v souboru chybí kurz, doplníme ho z kurzovního lístku ČNB k datu plnění.

Nepřeneseme údaje, pro které v účetním dokladu není místo: úhrady (likvidace), skladová evidence, šarže a expirace, cenové hladiny a interní příznaky Pohody.

Zaúčtování běží jako u ostatních dokladů

Doklad z XML se dál chová jako každý jiný. Přiřadíme mu předkontaci, středisko i zakázku podle pravidel účetní jednotky, stejně jako dokladu z PDF. Zkontrolovat a přepsat je můžete v detailu dokladu.

Jestli je faktura přijatá nebo vydaná, poznáme podle IČO, viz Přijatá vs. vydaná faktura.

Předkontaci bereme z číselníku podle směru dokladu: přijaté z Přijaté faktury (DF), vydané z Vydané faktury (VF). Export vydaných faktur z Pohody jsou samé vydané doklady, takže když je nahráváte, mějte v účetní jednotce vyplněný i VF číselník. Bez něj zůstane předkontace prázdná a doplníte ji ručně.

Hotové doklady pak stáhnete v kterémkoli formátu, který podporujeme, nejen zpátky do Pohody. Přehled má Podporované účetní programy.

Když soubor odmítneme

Napíšeme proč. Nejčastěji jde o export jiné agendy než faktur, o soubor s více než 500 fakturami, o soubor, na který nezbyly kredity, nebo o soubor, který se nestáhl celý.

Soubor nahrajte tak, jak jste ho dostali. Neotvírejte ho a neukládejte v editoru, přepsalo by se kódování a česká jména a adresy by se rozsypaly.

Související: Jak nahrát doklady · Jaký formát exportu zvolit · Jak fungují kredity a tarify