Po zpracování zkontrolujte vytěžená data a případně je opravte, než doklad exportujete.
Kontrola a oprava v detailu
Otevřete detail dokladu a projděte dodavatele, částky, DPH a datumy. Detail se otevře pro čtení, pro úpravu klikněte na Upravit, opravte hodnoty a změny uložte tlačítkem Uložit.
Spolehlivost parsování
U každého dokladu vidíte ikonu Spolehlivost parsování se čtyřmi úrovněmi: Úspěšně zpracováno, Poznámka ke zpracování, Doporučujeme zkontrolovat (žlutý trojúhelník) a Vyžaduje ruční ověření. Nejsou to procenta, jde o slovní hodnocení. Pokud má doklad poznámku ke zpracování, ukáže se po kliknutí na ikonu.
Žlutý trojúhelník Doporučujeme zkontrolovat značí nesrovnalost, například že sazby DPH na řádcích neodpovídají rekapitulaci DPH na dokladu nebo že na řádku nesedí množství × cena s celkovou částkou řádku. U nesrovnalostí v částkách na doklad aplikace upozorní ještě před exportem: u hromadného exportu se otevře okno Zkontrolujte doklady před exportem se seznamem dotčených dokladů a důvodem, u stažení jednoho dokladu okno Zkontrolujte doklad před exportem s důvodem, ať už ho stahujete z detailu nebo tlačítkem přímo v seznamu. Export není blokovaný, tlačítkem Exportovat bez úprav můžete pokračovat, doklad ale raději nejdřív opravte v detailu. Účetní program totiž chybu sám nepozná, exportní soubor je vnitřně konzistentní a naimportuje se bez protestu.
Stejný štítek dostane i doklad, u kterého vyjde Celkem 0 Kč a zároveň odpočet zálohy na celou částku, ale popisek u odečtené částky zálohu nedokládá. Sem patří popisky typu „Celkem k úhradě" a „Zbývá uhradit", popisky se záporem („Neuhrazeno", „Nebylo zaplaceno"), zmínka o placení dopředu bez slova záloha („Platba předem kartou", „Uhrazeno předem"), holý převod („Převodem", „Bank transfer") a doklady, kde u odečtené částky není popisek žádný. Aplikace v takovém případě částky nepřepisuje, jen popisek opíše do poznámky ke zpracování, ať můžete posoudit, jestli je nula správně. Doklad, který už má přísnější stav Vyžaduje ruční ověření, si ho nechá a přibude mu jen ta poznámka. Když doklad odečítá skutečnou zálohu („Záloha", „Zálohová faktura - Kód", „Výzva k platbě - Kód", „Uhrazeno zálohou"), štítek nedostane a nula na něm zůstane. Naopak popisek, který mluví o zaplacení nebo pojmenuje způsob úhrady („Zaplaceno", „Úhrada", „Karta", „Započteno"), aplikace opraví sama: Celkem doplní a zálohu smaže. Výjimkou jsou doklady ze strukturovaného zdroje, tedy ISDOC přiložený k PDF (posílá ho tak například Fakturoid), samostatně nahraný soubor .isdoc i doklad z Peppolu: tam částky přebíráme ze zdroje, takže nulové Celkem ani odpočet zálohy aplikace nepřepisuje a štítek k nim nepřidává.
Kontrola se počítá naživo z dat dokladu, takže jakmile chybnou částku opravíte a uložíte, upozornění u dalšího exportu zmizí (samotný žlutý trojúhelník se řídí původním zpracováním a úpravou se nepřepočítá, takže u dokladu zůstává, exportu už ale nebrání).
Ve stejném okně před exportem se ukáže i datum s nemožným rokem, například „Datum vystavení má neplatný rok (0206), opravte ho". Takové datum vzniká překlepem při ručním vyplňování, protože se rok v políčku píše po číslicích a nedopsaná hodnota v něm zůstane. Rok napsaný dvojciferně („26") aplikace doplní na 2026 sama, nedopsaný nebo překlepnutý rok za vás dohadovat nebude, ale upozorní na něj hláškou přímo u pole. Opravte ho v detailu dokladu, jinak účetní program odmítne celý importovaný soubor, ne jen tenhle doklad.
Zvláštní případ jsou doklady, které sazbu DPH u jednotlivých položek vůbec netisknou, typicky souhrnné faktury velkoobchodů se seznamem dodacích listů. Když rekapitulace DPH na dokladu vede celý základ pod jedinou sazbou, aplikace ji položkám doplní sama. Totéž platí pro doklady, kde jsou u položek vytištěné ceny s DPH a základ daně jen v rekapitulaci: položky se přepočtou na základ, aby účetní program nespočítal daň podruhé. Obojí aplikace udělá jen tehdy, když si výsledek ověří proti rekapitulaci.
Jiný zvláštní případ jsou velkoobchody, které do sloupce „DPH" u položek píšou vlastní kód daňové skupiny místo procenta. MAKRO tak má u snížené sazby číslo 23 a u základní číslo 6, legendu k tomu tiskne až v rekapitulaci na patě dokladu. Aplikace to pozná z částek samotné položky: základ i cena s DPH jsou vytištěné zvlášť, takže je jednoznačně dané, kolik procent daně na řádku ve skutečnosti je. Sazbu opraví jen tehdy, když nová sazba pochází z rekapitulace téhož dokladu, sedne na haléř, žádná jiná sazba z rekapitulace nesedí podobně dobře a daň spočítaná z opravených položek pak sedne na rekapitulaci. Stejně se opraví i doklad, kde dodavatel kód vytiskl rovnou do rekapitulace jako popisek sazby: rozhodnou částky toho koše, a když ukazují jinam než jeho popisek, přejmenuje se koš i položky pod ním. Nerozhoduje přitom, jestli je sazba česká, ale jestli ji dokládají částky vlastního dokladu. Polských 23 % nebo německých 19 % rekapitulace uvádí, takže se na zahraničních dokladech nepřepisuje nic. Nulovou sazbu u položky aplikace nepřepisuje nikdy, znamená osvobozené plnění, zaokrouhlení nebo dárek zdarma. Doklad v přenesené daňové povinnosti se neopravuje vůbec, tam sazba u položky popisuje komoditu a rekapitulace k ní žádnou daň nevede. Když kterákoli z kontrol neprojde, aplikace sazby nechá být a upozorní na rozpor před exportem.
Když má doklad sazeb více a u položek žádná vytištěná není, rozdělit je za vás nemůže, a proto na to upozorní před exportem a pojmenuje sazbu, která v položkách chybí (například „Rekapitulace DPH uvádí sazbu 21 % se základem 1 587,16 Kč, ale žádná položka tuto sazbu nemá"). V režimu úprav pak buď sazby u dotčených řádků doplníte ručně, nebo použijete tlačítko Srovnat položky podle rekapitulace DPH, které položky nahradí jedním řádkem za každou sazbu přímo z rekapitulace. DPH se tím srovná, ale ztratíte rozpis jednotlivých položek. Pokud položky v účetnictví nepotřebujete, jde u účetní jednotky přepnout Rozsah položek při exportu na souhrn podle sazeb DPH, doklad se pak postaví přímo z rekapitulace. Když chcete rozpis zahodit jen u jednoho dokladu, použijte v režimu úprav tlačítko Odebrat vše v záhlaví sekce Řádky faktury. Odebere všechny řádky najednou, souhrnné částky a rekapitulaci DPH nechá beze změny a projeví se až po uložení dokladu. Doklad bez položek si ISDOC, Pohoda, Money S3 i ABRA Flexi postaví z rekapitulace. MRP si ale úhradu počítá ze součtu položek, takže pro něj prázdný rozpis nepoužívejte a přepněte rovnou Rozsah položek při exportu na souhrn.
Zvlášť u pole Celkem se může objevit oranžové upozornění „Součet dílčích částek je …, ale Celkem je …". Znamená, že hodnota v poli Celkem nesedí se součtem ostatních částek na dokladu, nejčastěji když aplikace jednu z nich vytěžila špatně. Upozornění je jen informativní, doklad jde exportovat i tak. V režimu úprav je přímo pod ním tlačítko Srovnat Celkem se součtem, které do pole Celkem vloží dopočtenou hodnotu. Pokud je špatně jiná částka, opravte rovnou ji.
Když opravíte Mezisoučet nebo DPH a rekapitulace DPH na nové částky přestane sedět, aplikace ji při uložení přepočítá podle opravené hlavičky. Bez toho by do účetnictví odešla daň, kterou jste právě opravili, protože exporty staví daň z rekapitulace, ne z hlavičky. U dokladu s jedinou sazbou se přepočítá základ i daň a sazba zůstane beze změny; když daň vynulujete, přepíše se rekapitulace na 0 %. U dokladu v přenesené daňové povinnosti nebo při pořízení z EU zůstane původní sazba s nulovou daní, jak to vyžaduje zákon. Samotná změna pole Celkem (včetně tlačítka Srovnat Celkem se součtem) rekapitulaci nemění, počítá se totiž jen z Mezisoučtu a DPH. Doklad v cizí měně, který nese částky v korunách, ale nemá vyplněný kurz, se nepřepočítá vůbec; doplňte kurz a uložte, tím se rekapitulace srovná.
Doklad s více sazbami DPH aplikace přepočítat neumí. Opravenou částku nelze z hlavičky rozdělit zpět mezi sazby a průměrnou sazbu aplikace nedopočítává, protože nemusí odpovídat žádnému koši na dokladu a každý účetní program by ji zařadil jinam. Rozdělení znáte jen vy, zadáte ho proto v sekci Rekapitulace DPH.
Tu najdete ve Finančním souhrnu: základ a daň pro každou sazbu na dokladu a řádek Součet. U dokladu bez položek se daň do všech exportních formátů bere odtud, ne z hlavičky, takže je to částka, která se doopravdy zaúčtuje. Když doklad položky nese, dopočítají si účetní programy daň z nich, a tak je potřeba srovnat i je.
V režimu úprav můžete každý řádek přepsat, tlačítkem Přidat sazbu přidat další a košem odebrat. Když změníte základ, daň se dopočítá jen tam, kde sazbě odpovídala už předtím; u přenesené daňové povinnosti a pořízení z EU tak nulová daň zůstane nulová. Dopočet přepíšete tím, že do pole Daň napíšete vlastní číslo.
Když se Součet rozejde s Mezisoučtem a DPH v hlavičce, objeví se pod tabulkou oranžové upozornění s oběma čísly i s částkou, která by se zaúčtovala. Stejné upozornění dostanete ještě před stažením exportu. Chybná nemusí být rekapitulace: u špatně vytěženého dokladu bývá vedle hlavička, například když se do Mezisoučtu dostala částka včetně DPH. Porovnejte proto obě strany s papírovým dokladem a opravte tu, která nesedí.
U dokladu s jedinou sazbou pozor na pořadí: tlačítko Srovnat položky podle rekapitulace DPH pracuje s rekapitulací, kterou máte právě otevřenou, tedy s tou před přepočtem. Pokud opravujete i hlavičkové částky, nejdřív je uložte a teprve potom položky srovnejte.
Má-li doklad položky, opravte spolu s hlavičkou i je. Účetní programy si daň dopočítají z položek, takže by jinak zaúčtovaly původní částky bez ohledu na opravenou rekapitulaci. Výjimkou jsou neúplně vytěžené položky (jejich součet je pod mezisoučtem) u dokladu v korunách bez záloh, bez přenesené daňové povinnosti a s cenou u každé položky: ty export do MRP a do Pohody u přijatých dokladů sklopí na opravenou rekapitulaci sám.
Pokud doklad nese QR platbu, aplikace ji přečte přímo z obrázku a porovná s vytěženými daty. Když v dokladu chyběl některý platební údaj (nejčastěji variabilní symbol), doplní ho z QR kódu a napíše to do poznámky ke zpracování. Údaje přečtené z dokladu nikdy nepřepisuje. Když se částka v QR platbě liší od celkové částky dokladu, dostane doklad Doporučujeme zkontrolovat, ale částka zůstane, jak byla: rozdíl může být i v pořádku, například u dokladu s odečtenými zálohami.
Správně zpracovaný doklad nejde „vytěžit znovu“, opravte ho rovnou v detailu. Doklad, který skončil chybou zpracování, má v detailu chyby tlačítko Zkusit znovu. Když je špatný samotný vstup (rozmazaný sken), doklad smažte a nahrajte znovu.
Když zpracování selhalo proto, že služba, která doklady vytěžuje, byla zrovna nedostupná, může se doklad zpracovat sám, i když Zkusit znovu nezmáčknete. Neděje se to hned: aplikace zhruba čtvrt hodiny počká, jestli je služba opravdu v pořádku, a týká se to dokladů, které selhaly během posledního dne. Kredit se za neúspěšný pokus vrátil, takže se za doklad odečte až při tom zpracování, tedy jednou. U ostatních chyb je opakování na vás.
Hromadné úpravy (datumy, dodavatel, předkontace, přečíslování vlastní řadou) provedete přes výběr více dokladů a Hromadně upravit.
Co dál
Zkontrolovaný doklad je připravený k exportu do účetnictví.
Související: Jak nahrát více dokladů v jednom PDF · Přijatá vs. vydaná faktura